Rollen

Einführung in Rollen in ConSol CM

In RollenRollen werden den Benutzern zugewiesen. Sie bestimmen die Zugangsberechtigungen und Sichten der Benutzer. werden die BerechtigungenMit Berechtigungen wird festgelegt, welche Objekte die Benutzer im Web Client sehen können und welche Aktionen sie durchführen dürfen. Berechtigungen werden immer über Rollen erteilt, d. h. sie werden nicht einem einzelnen Benutzer zugewiesen, sondern einer Gruppe von Benutzern, die die gleiche Rolle haben. Normalerweise gehören diese Benutzer zum gleichen Team und/oder haben ähnliche Funktionen im Unternehmen. gebündelt, die für die Arbeit mit ConSol CM benötigt werden. Die Rollen werden BenutzernBenutzer sind die Personen, die mit dem ConSol CM-System arbeiten. Im Web Client werden die Benutzer, die Vorgängen zugeweisen sind, auch Bearbeiter genannt. zugewiesen, denen die entsprechenden Berechtigungen erteilt werden.

Abbildung 8: Rollen in ConSol CM

Konzepte, Begriffe und Definitionen

Konzept

Andere Begriffe

Definition

Rolle

 

Satz an Zugangsberechtigungen zu Objekten und Funktionen in ConSol CM.

Berechtigung

 

Recht, bestimmte Objekte in ConSol CM anzuzeigen oder bestimmte Aktionen auszuführen.

Queue-Berechtigung

 

Berechtigung, auf VorgängeDer Vorgang ist die Kundenanfrage, an der der Benutzer arbeitet. Es ist das Objekt, das den vom Workflow definierten Geschäftsprozess durchläuft. Früher "Ticket" genannt. in einer bestimmten QueueDie Queue enthält thematisch ähnliche Vorgänge, die gleich behandelt werden sollen und dem gleichen Geschäftsprozess (Workflow) folgen. Berechtigungen und andere Parameter werden immer auf der Basis von Queues definiert. zuzugreifen.

Kundengruppen-Berechtigung

Kontaktgruppen-Berechtigung

Berechtigung, auf KontakteDer Kontakt stellt die externe Seite eines Vorgangs dar. Er ist die Person oder das Objekt, das den Grund für die Erstellung eines Vorgangs bildet. Ein Kontakt kann entweder eine Firma oder eine Person sein. Früher "Kunde" genannt. in einer bestimmten KontaktgruppeDie Kontaktgruppe bestimmt, welches Kontaktdatenmodell für ihre Kontakte verwendet wird und welche Aktionen verfügbar sind. zuzugreifen.

Ressourcentyp-Berechtigung

 

Berechtigung, auf RessourcenRessourcen sind Objekte, die in CM/Resource Pool verwaltet werden. eines bestimmten RessourcentypsDer Ressourcentyp ist die Definition der Ressourcen. Es bestimmt die verfügbaren Datenfelder und möglichen Relationen und Aktionen. zuzugreifen.

Sicht

 

Definition eines Satzes an Vorgängen, der in der VorgangslisteDie Vorgangsliste befindet sich links neben dem Hauptarbeitsbereich im Web Client. Sie enthält Vorgänge, die für den aktuellen Benutzer relevant sind. im Web Client angezeigt wird.

Funktion

Bearbeiterfunktion

Eigenschaft, in der Benutzer als zusätzliche BearbeiterZusätzliche Bearbeiter sind Benutzer, die einen bestimmten, im Geschäftsprozess definierten Zweck erfüllen. Normalerweise müssen sie im Prozess bestimmte Aufgaben ausführen. zu Vorgängen im Web Client hinzugefügt werden können.

Benutzer

Bearbeiter

Benutzerkonto für eine Person, die mit dem Web ClientDer Web Client ist der Hauptzugang zum System für die Benutzer. Sie verwenden den Web Client zur Bearbeitung von Vorgängen., Admin ToolConSol CM-Kompenente, Java-Applikation, um ein ConSol CM-System zu konfigurieren und zu verwalten. / Web Admin SuiteConSol CM-Komponente, Webanwendung zur Konfiguration und Verwaltung des ConSol CM-Systems. Wird das Admin Tool ersetzen. und/oder Process DesignerConSol CM-Komponente für das Design, die Erstellung und das Installieren von Workflows. arbeitet. Die Berechtigungen für das Benutzerkonto werden durch die Zuweisung von Rollen definiert.

Zweck und Verwendung

In Rollen werden die BerechtigungenMit Berechtigungen wird festgelegt, welche Objekte die Benutzer im Web Client sehen können und welche Aktionen sie durchführen dürfen. Berechtigungen werden immer über Rollen erteilt, d. h. sie werden nicht einem einzelnen Benutzer zugewiesen, sondern einer Gruppe von Benutzern, die die gleiche Rolle haben. Normalerweise gehören diese Benutzer zum gleichen Team und/oder haben ähnliche Funktionen im Unternehmen. gebündelt, die für die Arbeit mit ConSol CM benötigt werden. Die Rollen werden BenutzernBenutzer sind die Personen, die mit dem ConSol CM-System arbeiten. Im Web Client werden die Benutzer, die Vorgängen zugeweisen sind, auch Bearbeiter genannt. zugewiesen, denen die entsprechenden Berechtigungen erteilt werden. Benutzer, denen keine Rollen zugewiesen sind, können sich im Web Client anmelden, aber sie können weder Objekte sehen noch andere Aktionen durchführen. Der Zugriff ist standardmäßig blockiert und kann nur über Rollen erteilt werden. Ein Benutzer kann entsprechend seiner Befugnisse innerhalb der Organisation mehrere Rollen haben. Die Berechtigungen der unterschiedlichen Rollen werden addiert, um den finalen Satz an Berechtigungen für den Benutzer zu bestimmen.

Zusätzlich können Sichten und Bearbeiterfunktionen zu Rollen hinzugefügt werden. Die Benutzer können die SichtenSichten beschränken die in der Vorgangsliste im ConSol CM Web Client angezeigten Vorgänge auf die Vorgänge, die bestimmte Kriterien (Bereiche eines oder mehrerer Workflows) erfüllen. Sichten werden Rollen zugewiesen., die ihren Rollen zugewiesen sind, in der VorgangslisteDie Vorgangsliste befindet sich links neben dem Hauptarbeitsbereich im Web Client. Sie enthält Vorgänge, die für den aktuellen Benutzer relevant sind. auswählen. Wenn Benutzer VorgängenDer Vorgang ist die Kundenanfrage, an der der Benutzer arbeitet. Es ist das Objekt, das den vom Workflow definierten Geschäftsprozess durchläuft. Früher "Ticket" genannt. als zusätzlicher BearbeiterZusätzliche Bearbeiter sind Benutzer, die einen bestimmten, im Geschäftsprozess definierten Zweck erfüllen. Normalerweise müssen sie im Prozess bestimmte Aufgaben ausführen. zugeordnet sind, können sie die Benutzerfunktionen erhalten, die ihren Rollen zugewiesen sind.

Bei der ersten Einrichtung von ConSol CM wird eine initiale Administratorrolle erstellt und dem initialen Administratorbenutzer zugewiesen.

Verfügbare Einstellungen für Rollen

Die Definition einer Rolle umfasst die Zuweisung der benötigten Berechtigungen, Sichten und Benutzerfunktionen. Die Berechtigungen sind in vier Kategorien eingeteilt:

Für Sichten und Bearbeiterfunktionen gibt es keine weiteren Einstellungen. Sie werden lediglich den Rollen zugewiesen.

Berechtigungen für Vorgänge

Berechtigungen für VorgängeDer Vorgang ist die Kundenanfrage, an der der Benutzer arbeitet. Es ist das Objekt, das den vom Workflow definierten Geschäftsprozess durchläuft. Früher "Ticket" genannt. werden Queue-Berechtigungen genannt, weil sie nach QueueDie Queue enthält thematisch ähnliche Vorgänge, die gleich behandelt werden sollen und dem gleichen Geschäftsprozess (Workflow) folgen. Berechtigungen und andere Parameter werden immer auf der Basis von Queues definiert. verwaltet werden. Sie gelten für alle Vorgänge, die sich in der jeweiligen Queue befinden.

Es gibt zwei allgemeine Berechtigungen für Vorgänge:

Die restlichen Berechtigungen werden abhängig vom Zuweisungsstatus der Vorgänge erteilt:

Für jeden Zuweisungsstatus können folgende Berechtigungen erteilt werden:

Best Practice

Erteilen Sie die Berechtigung Queue wechseln nur, wenn dies absolut erforderlich ist und nachdem Sie alle Nebeneffekte gründlich analysiert haben. Normalerweise ist sie nicht erforderlich und sie kann die definierten Prozessketten unterlaufen. Die empfohlene Methode zum Wechseln der Queue eines Vorgangs sind Ein- und Aussprungknoten im Workflow.

Berechtigungen für Kontakte

Berechtigungen für KontakteDer Kontakt stellt die externe Seite eines Vorgangs dar. Er ist die Person oder das Objekt, das den Grund für die Erstellung eines Vorgangs bildet. Ein Kontakt kann entweder eine Firma oder eine Person sein. Früher "Kunde" genannt. heißen Kundengruppen-Berechtigungen, da sie nach KontaktgruppeDie Kontaktgruppe bestimmt, welches Kontaktdatenmodell für ihre Kontakte verwendet wird und welche Aktionen verfügbar sind. verwaltet werden. Sie gelten immer für alle Kontakte, die zur Kontaktgruppe gehören. Kundengruppen-Berechtigungen sind zum Erstellen, Anzeigen und Editieren von Kontakten erforderlich, die zur jeweiligen Kontaktgruppe gehören.

Ein Vorgang hat immer einen Hauptkontakt. Um einen Vorgang anzuzeigen, brauchen die Benutzer mindestens Leseberechtigungen für die Kontaktgruppe, zu der der Hauptkontakt des Vorgangs gehört.

Für Kontakte gibt es eine allgemeine Berechtigung:

Die restlichen Berechtigungen werden abhängig vom Zuweisungsstatus der Vorgänge, bei denen der Kontakt Haupt- oder Zusatzkontakt ist, erteilt. Es gibt zwei Status:

Für jeden Zuweisungsstatus können folgende Berechtigungen erteilt werden:

Best Practice

Richten Sie spezielle Rollen ein, die nur Kontaktgruppenberechtigungen enthalten.

Sie können für jede Kundengruppe eine Rolle mit Berechtigungen zum Anzeigen der Kontakte und eine Rolle mit vollständigen Berechtigungen erstellen. Die Rolle mit den Anzeigeberechtigungen wird allen Benutzern zugewiesen, die mit Vorgängen arbeiten, deren Hauptkontakt zur Kontaktgruppe gehört. Die Rolle mit den vollständigen Berechtigungen kann allen Benutzern zugewiesen werden, die zusätzlich Kontaktdaten editieren oder neue Kontakte erstellen dürfen.

Diese Vorgehensweise kann hilfreich sein, wenn nicht jeder die Kontaktdaten editieren darf.

Berechtigungen für Ressourcen

Berechtigungen für RessourcenRessourcen sind Objekte, die in CM/Resource Pool verwaltet werden. heißen Ressourcentypen-Berechtigungen, da sie nach RessourcentypDer Ressourcentyp ist die Definition der Ressourcen. Es bestimmt die verfügbaren Datenfelder und möglichen Relationen und Aktionen. verwaltet werden. Sie gelten immer für alle Ressourcen des Ressourcentyps.

Es können folgende Berechtigungen erteilt werden:

Allgemeine Berechtigungen

Es sind folgende Berechtigungen verfügbar:

Best Practice

Richten Sie eine spezielle Rolle für die Benutzer ein, die für die Text- und Dokumentvorlagen zuständig sind. Erstellen Sie dazu eine Rolle, die lediglich die Berechtigung Vorlagen verwalten enthält, und weisen Sie sie den Benutzern zu, die Vorlagen erstellen oder bearbeiten.

Grundlegende Aufgaben

Die grundlegenden Aufgaben im Zusammenhang mit Rollen stehen im Menüelement Rollen zur Verfügung. Es zeigt eine Liste der Rollen mit der Anzahl der zugewiesenen Benutzer, Berechtigungen und Sichten. Im Hauptbereich können Sie den Namen einer Rolle editieren, eine Rolle duplizieren oder eine Rolle löschen. Die entsprechenden Icons befinden sich auf der rechten Seite der Zeile der Rolle.

Verwalten von Rollen

Sie können mit Rollen folgende Aktionen durchführen:

Erweiterte Aufgaben

Die erweiterten Aufgaben stehen im Zusammenhang mit Rollen, erfordern aber zusätzlich die Konfiguration von Elementen außerhalb der Rollenverwaltung.

Definieren des Rollenkonzepts

Es gibt mehrere Ansätze zum Entwurf eines Rollenkonzeptes. Welcher der Ansätze passt, hängt von der Nutzung des Systems ab. Die folgenden Fragen können für den Entwurf eines Rollenkonzeptes hilfreich sein:

Es gibt folgende Einschränkung:

Die folgenden Best Practices haben sich als hilfreich erwiesen:

Definieren von zusätzlichen Administratorrollen

Es gibt drei Arten von Administratorberechtigungen:

Es muss immer mindestens eine Rolle mit globalen Administratorberechtigungen und einen Benutzer mit dieser Rolle geben. Bei Bedarf können Sie Rollen für zusätzliche Administratoren erstellen. Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, um eine Benutzeradministratorrolle zu erstellen, die den Power Usern des Systems zugewiesen werden kann. Auf diese Weise können Sie Teamleitern das Erstellen und Löschen von Benutzern ermöglichen, ohne ihnen Zugriff auf den Rest der Konfiguration zu geben.

Auswirkungen auf die Verwaltung von Zugriff und Rollen

Administratoren können keine Rollen oder Berechtigungen einer höheren Stufe zuweisen und auch keine Benutzer verwalten, die Rollen mit Berechtigungen einer höheren Stufe haben. Deshalb gelten für den Konfigurations- und Benutzeradministrator einige Einschränkungen bezüglich der Rollen- und Benutzerverwaltung. Diese Administratoren können folgende Aktionen nicht ausführen:

Diese Einschränkungen gelten für die folgenden Berechtigungen:

Konfigurationsadministrator:

Benutzeradministrator:

Konfigurieren von Vertretungen

Vertretungen werden im Benutzerprofil des Web Clients eingerichtet. Jeder Benutzer kann einen anderen Benutzer, mit dem er mindestens eine gemeinsame Rolle hat, als seinen Vertreter auswählen. Benutzer, die Rollen mit der Berechtigung Mich als Vertretung für andere Benutzer eintragen haben, können zusätzlich sich selber als Vertreter für andere Benutzer eintragen.

Vertretungen haben mehrere Auswirkungen:

Es gibt zwei verschiedene Szenarien für den E-Mail-Versand: