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Aktivitäts-Formulare (ACFs)

In diesem Kapitel werden folgende Themen behandelt:

• Einführung in ACFs
• Hinzufügen eines ACFs zu einem Workflow
• Eigenschaften eines ACFs
• Geschäftslogik von ACFs
• Beispiele für die Verwendung von ACFs

Einführung in ACFs

Ein Aktivitäts-Formular (Activity Control Form = ACF) ist ein Webformular, das dem Bearbeiter in einem oder mehreren Prozessschritten angezeigt wird. Auf diese Weise kann die Dateneingabe sehr genau kontrolliert werden.

Abbildung 96: ConSol CM Process Designer - Aktivitätsformular (ACF)

Zum Beispiel kann ein Helpdesk-Mitarbeiter eine Beschwerde nicht ohne Angabe von Gründen ablehnen. Dies ist im Prozess über ein ACF implementiert, das angezeigt wird, wenn der Bearbeiter auf die Workflow-Aktivität Ticket verwerfen klickt. Es wird ein Formular geöffnet, in dem der Bearbeiter eine Kategorie für die Ablehnung auswählen muss und eine Bemerkung in das Textfeld eingeben kann. Oder, am Beispiel eines Sales-Prozesses, wenn ein Bearbeiter (in diesem Fall ein Vertriebsmitarbeiter) auf Termin mit potentiellem Kunden vereinbaren klickt, wird ein Formular angezeigt, in dem er das Budget, die Größe der Firma des Kunden und die Produkte, für die sich der Kunde interessiert, eingeben kann.

Ein ACF kann optionale Felder und Pflichtfelder enthalten.

Wir empfehlen, hinter den Namen aller Aktivitäten, bei denen automatisch ein ACF geöffnet wird, "..." zu schreiben. So können die Bearbeiter einfacher zwischen normalen Aktivitäten und Aktivitäten mit ACF unterscheiden.

Abbildung 97: ConSol CM Web Client - Geöffnetes ACF

Hinzufügen eines ACFs zu einem Workflow

Variante A: Starten der Definition des ACFs mit dem Admin Tool

Bevor Sie ein ACF im Workflow hinzufügen können, müssen Sie es mit dem Admin Tool definieren. Eine detaillierte Erklärung dazu finden Sie im ConSol CM Administratorhandbuch, Kapitel Verwaltung von Benutzerdefinierten Feldern. Im vorliegenden Handbuch gehen wir davon aus, dass Sie das ACF bereits definiert haben und es zum Workflow hinzufügen möchten.

Ein ACF wird immer zu einer manuellen Aktivität hinzugefügt. Um ein ACF zur Zielaktivität hinzuzufügen, klicken Sie in der Palette auf das ACF-Symbol und ziehen Sie es in die gewünschte Aktivität. Dann können Sie die Eigenschaften des ACF konfigurieren. Wenn Sie ein ACF zu einer automatischen Aktivität hinzufügen, wird der Typ dieser Aktivität in Manuell geändert.

Im Web Client wird das ACF geöffnet, wenn der Benutzer auf die Workflow-Aktivität klickt, an die das ACF im Workflow angehängt ist. Siehe obige Abbildung.

Variante B: Starten der ACF-Definition mit dem Process Designer

Sie können auch ein leeres ACF zu einer Workflow-Aktivität hinzufügen und den Namen dabei definieren. Dann wird ein leeres ACF im Admin Tool erstellt und Sie müssen die Benutzerdefinierten Felder dem ACF in einem späteren Schritt zuweisen.

Vergessen Sie nicht, die Daten im Admin Tool neu zu laden! Wenn Sie ein ACF im Process Designer definiert haben, findet keine automatische Datenübertragung an das Admin Tool statt.

Eigenschaften eines ACFs

Ein ACF hat folgende Eigenschaften:

• Name
  String. Der Name des ACFs. Wählen Sie den Namen aus dem Drop-down-Menü. Es sind alle im Admin Tool definierten ACFs verfügbar.
• Pflichtfelder
  Damit wird ein Pop-up-Fenster geöffnet (siehe obige Abbildung), in dem Sie die Pflichtfelder definieren können. Standardmäßig sind alle ACF-Felder optional, d. h. wenn das Formular im Web Client geöffnet wird, kann der Bearbeiter Daten eingeben, den Prozess aber auch ohne Dateneingabe fortsetzen. Bei Pflichtfeldern kann der Prozess nur fortgesetzt werden, wenn die Pflichtfelder ausgefüllt sind.
• Initialisierungsskript
  Hier können Sie ein Skript definieren, das ausgeführt wird, bevor das ACF geladen wird. Normalerweise wird so ein Skript verwendet, um Standardwerte für die Benutzerdefinierten Felder des ACFs zu setzen.
• Vorbedingungsskript
  Hier können Sie ein Skript definieren, das ausgeführt wird, um festzulegen, ob das ACF angezeigt wird (Rückgabewert true) oder nicht (Rückgabewert false).

Abbildung 98: ConSol CM Process Designer - Eigenschaften eines ACFs

Geschäftslogik von ACFs

ACF in einer manuellen Aktivität

ACF sind nur für manuelle Aktivitäten möglich. Wenn ein Benutzer im Web Client eine Workflow-Aktivität auswählt, die ein ACF hat, werden folgende Schritte ausgeführt:

1. Wenn es ein ACF-Vorbedingungsskript gibt, wird das Vorbedingungsskript ausgeführt.

Wenn das ACF-Vorbedingungsskript true zurückgibt:

1. Wenn es ein ACF-Initialisierungsskript gibt: Das ACF-Initialisierungsskript wird ausgeführt.
2. Das ACF wird angezeigt und der Bearbeiter füllt das Formular aus, mit optionalen Feldern und Pflichtfeldern. Wenn Felder, die zum ACF gehören, auch als normale Ticketdatenfelder verfügbar sind, kann es sein, dass diese Felder schon vor Öffnen des ACFs von einem Bearbeiter editiert/ausgefüllt wurden. Diese Felder können daher im ACF bereits ausgefüllt sein. Der Bearbeiter kann sie so belassen (und das ACF nur zur Kontrolle verwenden) oder den Inhalt der Felder ändern.
3. Die Workflow-Aktivität wird ausgeführt, sobald der Bearbeiter im ACF auf OK geklickt hat.

Wenn das ACF-Vorbedingungsskript false zurückgibt:

1. Das ACF wird nicht angezeigt.
2. Die Workflow-Aktivität wird ausgeführt, sobald der Bearbeiter im Web Client auf die Workflow-Aktivität (den Namen) geklickt hat.

Wenn ein ACF abgebrochen wird, kehrt das Ticket zum Bereich der letzten Aktivität zurück, da das Ticket immer hinter der letzten Aktivität wartet (und nicht vor der nächsten).

Wenn die Daten des ACFs erst angezeigt werden sollen, wenn ein bestimmter Schritt im Prozess erreicht wurde, können die Daten in eine (oder mehrere) eigene Benutzerdefinierte Feldgruppen geschrieben werden, die am Anfang des Prozesses unsichtbar sind (Annotation group-visibility = false für die Benutzerdefinierte Feldgruppe). Im Schritt nach der Aktivität mit dem ACF wird die Benutzerdefinierte Feldgruppe mithilfe des Skripts einer Workflow-Aktivität eingeblendet. Empfehlungen zur Verwendung von ACFs finden Sie im Abschnitt Best Practices dieses Handbuchs.

Abbildung 99: ConSol CM Process Designer - ACF-Prozesslogik

Beispiel (ACF mit Initialisierungsskript, ohne Vorbedingungsskript):

• Ein Ticket wird erstellt und durchläuft die automatische Aktivität Parameter setzen.
• Es wartet hinter dieser Aktivität an der Position (1) im Bereich Neues Ticket. Die nächsten Aktivitäten Ticket verwerfen ... und Neues IT-Ticket (hier nicht abgebildet) werden im Web Client angezeigt.
• Der Bearbeiter wählt Ticket verwerfen ... .
• Das Initialisierungsskript für das ACF in Ticket verwerfen ... wird ausgeführt (2).
• Das ACF wird auf der GUI angezeigt.
  • Variante 1:
    1. Das ACF wird abgebrochen.
    2. Das Ticket kehrt zu (1) zurück.
  • Variante 2:
    1. Das ACF wird ausgefüllt und bestätigt.
    2. Die Aktivität Ticket verwerfen ... wird ausgeführt (wenn diese Aktivität ein Skript hat, wird das Skript ausgeführt). Das Ticket durchläuft den Knoten und setzt seinen Weg fort (3). Im obigen Beispiel wird es geschlossen.

ACF an manuellen Aktivität mit Bedingung

Wenn eine manuelle Aktivität eine Bedingung hat, wird die Aktivität nur angezeigt, wenn das Bedingungsskript true zurückgibt, d. h. das ACF wird nur angezeigt, wenn das Bedingungsskript true zurückgibt.

Abbildung 100: ConSol CM Process Designer - Manuelle Aktivität mit ACF und Bedingung

Beispiele für die Verwendung von ACFs

Anwendungsfall 1: ACF zum Ablehnen einer Kundenanfrage

Das Beispiel wurde in den vorherigen Abschnitten verwendet. Der Bearbeiter kann eine Kundenanfrage nur ablehnen, wenn er einen Grund angibt. Dieser wird aus der Drop-down-Liste ausgewählt. Außerdem kann der Bearbeiter eine Bemerkung in ein Textfeld eingeben.

Abbildung 101: ConSol CM Admin Tool - ACF-Definition

Abbildung 102: ConSol CM Process Designer - ACF in Workflow

Die GUI des Web Clients und die ACF-Eigenschaften sind in den Abbildungen in den vorherigen Absätzen gezeigt.

Anwendungsfall 2: Ausfüllen von Sales-Informationen beim Erstellen eines Angebots

Wenn ein Vertriebsmitarbeiter die Workflow-Aktivität Angebot erstellen auf der GUI des Web Clients auswählt, wird ein ACF geöffnet, das mehrere Felder enthält. Ein Feld ist ein Drop-down-Menü, bei dem per Skript ein Standardwert gesetzt wird. Die anderen Felder sind optional. Das Feld Produkt wurde für das Ticket in vorangegangenen Prozessschritten ausgefüllt, sodass es mit dem ausgewählten Wert angezeigt wird. Dieser kann entweder unverändert belassen werden oder geändert werden.

Abbildung 103: ConSol CM Admin Tool - ACF für den Sales-Workflow

Abbildung 104: ConSol CM Process Designer - ACF im Sales-Workflow

ticket.set("sales_standard.BidInitiator","Mr. Miller")

Code-Beispiel 11: Process Designer: Initialisierungsskript für das ACF zum Angebotserstellung

Abbildung 105: ConSol CM Web Client - ACF im Sales-Prozess