Aktivitäten

Einführung in Aktivitäten

Aktivitäten stellen Aktionen dar, die während des Prozesses ausgeführt werden sollen. Es gibt drei Arten von Aktivitäten.

• Manuelle Aktivitäten können von einem Benutzer an einer bestimmten Stelle im Prozess ausgeführt werden. Sie werden in der Liste der Workflow-Aktivitäten angezeigt.

• Bereichsaktivitäten können von einem Benutzer immer dann ausgeführt werden, wenn sich der Vorgang im entsprechenden Bereich befindet, siehe Bereiche. Sie werden in der Liste der Workflow-Aktivitäten angezeigt.

• Automatische Aktivitäten werden automatisch an einer bestimmten Stelle im Prozess durchgeführt.

Die Ausführung von Aktivitäten ist an die Berechtigung Aktivitäten ausführen gebunden, siehe Rollen.

Prozesslogik von Aktivitäten

Die Ausführung von Aktivitäten erfolgt nach den folgenden Grundsätzen:

• Wenn ein Vorgang eine Aktivität durchlaufen hat, wartet er immer nach dieser Aktivität. Er verlässt den Bereich, in dem sich diese Aktivität befindet, nicht.

• Die Workflow-Engine prüft die darauffolgenden Aktivitäten. Es gibt zwei mögliche Situationen:

  • Die Aktivität ist mit einer automatischen Aktivität verbunden:
    → Der Vorgang durchläuft direkt diese Aktivität.

  • Die Aktivität ist mit einer oder mehreren manuellen Aktivitäten verbunden:
    → Der Vorgang wartet hinter der Aktivität, die gerade ausgeführt wurde. Der Benutzer führt eine der manuellen Aktivitäten aus, um den Vorgang im Prozess weiterzubewegen. Haben die Aktivitäten ein Sichtbarkeitsskript, wird dieses ausgeführt, um zu entscheiden, ob die Aktivität angezeigt wird oder nicht.

  Es ist nicht möglich, einen Workflow zu entwerfen, der eine Aktivität enthält, die mit mehr als einer automatischen Aktivität oder sowohl mit automatischen als auch mit manuellen Aktivitäten verbunden ist.

• Bereichsaktivitäten sind manuelle Aktivitäten, die jederzeit ausgeführt werden können, solange sich der Vorgang im entsprechenden Bereich befindet. Bereichsaktivitäten haben keine eingehenden Verbindungen. Abhängig von ihren ausgehenden Verbindungen können sie entweder Interrupts oder Exceptions darstellen:

  • Die Bereichsaktivität hat keine ausgehenden Verbindungen:
    → Die Bereichsaktivität ist ein Interrupt, d. h. nachdem die Aktivität ausgeführt wurde, kehrt der Vorgang zur Position zurück, an der er sich vorher befand.

  • Die Bereichsaktivität hat ausgehende Verbindungen:
    → Die Bereichsaktivität ist eine Exception, d. h. nachdem die Aktivität ausgeführt wurde, folgt der Vorgang einem neuen Pfad, der mit der Bereichsaktivität begonnen wurde.

Verfügbare Einstellungen für Aktivitäten

Es sind folgende Einstellungen für Aktivitäten verfügbar:

• Pfad:
  Schreibgeschützt. Der Pfad zur Aktivität im Workflow. Wird zum Referenzieren der Aktivität in Skripten verwendet.

• Technischer Name:
  Pflichtangabe. Der technische Name der Aktivität.

• Bezeichnung:
  Optional. Der lokalisierte Name der Aktivität, der in der Liste der Workflow-Aktivitäten (nur manuelle Aktivitäten und Bereichsaktivitäten) und im Vorgangsprotokoll des Web Clients angezeigt wird.

• Beschreibung:
  Optional. Die lokalisierte Beschreibung der Aktivität. Diese Beschreibung wird für manuelle Aktivitäten und Bereichsaktivitäten angezeigt, wenn der Benutzer in der Liste der Workflow-Aktivitäten im Web Client oder CM/Track mit der Maus über die Aktivität fährt.

• Typ:
  Pflichtangabe. Legt den Typ der Aktivität fest.

  • Automatisch: Die Aktivität wird sofort nach der vorhergehenden Aktivität ausgeführt.

  • Manuell: Die Aktivität wird von einem Benutzer ausgeführt. Sie wird in der Liste der Workflow-Aktivitäten im Web Client angezeigt und ein Benutzer kann sie dort ausführen. Die Aktivität ist nur an einer fest definierten Position des Vorgangs im Prozess verfügbar.

  • Bereich: Die Aktivität wird von einem Benutzer ausgeführt. Sie wird in der Liste der Workflow-Aktivitäten im Web Client angezeigt und ein Benutzer kann sie dort ausführen. Sie ist so lange verfügbar, wie sich der Vorgang in dem Bereich befindet, in dem die Aktivität liegt, oder in einem seiner Unterbereiche.

• Skript:
  Optional. Skript, das ausgeführt wird, wenn der Vorgang die Aktivität durchläuft.

• Sichtbarkeitsskript:
  Optional. Nur für manuelle Aktivitäten verfügbar. Das Skript legt fest, ob die Aktivität im Web Client oder in CM/Track angezeigt wird. Das Skript muss true oder false zurückgeben. Es wird ausgeführt, nachdem die vorherige Aktivität ausgeführt wurde. Wenn das Skript true zurückgibt, wird die Aktivität angezeigt. Wenn es es false zurückgibt, wird die Aktivität nicht angezeigt.

• Overlay:
  Optional. Wählen Sie ein Overlay, das dem Vorgangs-Icon hinzugefügt werden soll, nachdem der Vorgang die Aktivität durchlaufen hat. Sie können eines der Standard-Overlays auswählen, oder ein eigenes Overlay hochladen (PNG-Datei, 16 x 16 px).

• Overlay-Gültigkeit:
  Optional. Wird nur angezeigt, wenn ein Overlay ausgewählt wurde. Legt fest, wie lange das Overlay auf dem Vorgangs-Icon angezeigt wird:

  • Aktivität: Das Overlay wird angezeigt, während der Vorgang hinter der Aktivität wartet. Sobald die nächste Aktivität ausgeführt wird, wird das Overlay vom Vorgangs-Icon entfernt.

  • Bereich: Das Overlay wird entfernt, wenn der Vorgang den Bereich verlässt.

  • Prozess: Das Overlay bleibt für den Rest des Prozesses auf dem Vorgangs-Icon.

  • Nächstes Overlay: Das Overlay bleibt auf dem Vorgangs-Icon, bis ein neues Overlay erscheint. In diesem Fall wird das alte Overlay entfernt und das neue Overlay angezeigt.

• Für Benutzer sichtbar:
  Optional. Nur für Bereichsaktivitäten verfügbar. Wenn ausgewählt, wird die Aktivität als Workflow-Aktivität im Web Client angezeigt.

• Für Kunden sichtbar:
  Optional. Nur für manuelle Aktivitäten und Bereichsaktivitäten verfügbar. Wenn ausgewählt, wird die Aktivität als Workflow-Aktivität in CM/Track angezeigt. Sichtbarkeitsskripte und Aktivitätsformulare funktionieren auch in CM/Track.

• Sortierungsindex:
  Pflichtangabe. Nur für manuelle Aktivitäten verfügbar. Legt die Position der Aktivität in der Liste der Workflow-Aktivitäten im Web Client und CM/Track fest. Nur relevant für manuelle Aktivitäten und Bereichsaktivitäten.

• Sichtbarkeit im Protokoll:

  Pflichtangabe. Bestimmt, bei welchem Detailgrad die Ausführung des Elements im Vorgangsprotokoll des Web Clients angezeigt wird.

  Mögliche Werte:

  • Standard
    Die Anzeige der Ausführung hängt von den allgemeinen Einstellungen (siehe Vorgangshistorie) für den entsprechenden Aktivitätstyp ab:

    • Manuelle Aktivität oder Aktivität mit Overlay ausgeführt
    • Aktivität nach Eskalation ausgeführt
    • Automatische Aktivität ausgeführt

    Dies ist der Standardwert.

  • Nur hoher Detailgrad
    Die Ausführung wird angezeigt, wenn Hoch ausgewählt ist.
  • Mittlerer und hoher Detailgrad
    Die Ausführung wird angezeigt, wenn Mittel oder Hoch ausgewählt ist.
  • Alle Detailgrade
    Die Ausführung wird immer angezeigt.
  • Auf allen Detailgraden ausblenden
    Die Ausführung der Aktivität wird nie angezeigt.

• Kein Update-Event:
  Pflichtangabe. Bestimmt, ob der Vorgang nach Ausführung des Workflow-Elements aktualisiert wird. Standardmäßig wird eine Update-Operation angestoßen, um den Vorgang zu aktualisieren. Bei einer Kette von Elementen sollten Sie es vermeiden, bei jedem einzelnen Element eine Update-Operation anzustoßen. Markieren Sie diese Checkbox für alle Elemente außer dem letzten, um den Vorgang nur einmal zu aktualisieren und zwar nach dem letzten Workflow-Element.