Zusätzliche Bearbeiter und Genehmigungsprozesse

Zusätzliche Bearbeiter

Zusätzliche Bearbeiter sind Bearbeiter, die einen bestimmten, im Geschäftsprozess definierten Zweck erfüllen. Normalerweise muss ein zusätzlicher Bearbeiter eine bestimmte Aufgabe im Prozess ausführen oder er muss über den Fortschritt des Vorgangs informiert werden. Zusätzliche Bearbeiter können zum Beispiel in Genehmigungsprozessen verwendet werden, um den Vorgang einem Genehmiger zuzuweisen, wenn eine Rückerstattung an einen Kunden einen bestimmten Betrag überschreitet. Zusätzliche Bearbeiter haben eine Funktion, die ihre Rolle/Aufgabe im Prozess verdeutlicht.

Die zusätzlichen Bearbeiter eines Vorgangs werden im Bereich für zusätzliche Bearbeiter angezeigt. Wenn es mindestens einen zusätzlichen Bearbeiter gibt, wird der zugewiesene Bearbeiter (sofern vorhanden) ebenfalls in diesem Bereich angezeigt. Das Icon des zugewiesenen Bearbeiters hat einen kleinen Fußball und nach seinem Namen steht eine rote Bezeichnung zugewiesen. Die zusätzlichen Bearbeiter werden nach ihrer Funktion sortiert und unter der Überschrift ihrer Funktion angezeigt. Wenn es einen Genehmigungsprozess für diesen Vorgang gibt, kann das Bearbeiter-Icon verschiedene andere Symbole haben.

Abbildung 80: Zusätzliche Bearbeiter

Hinzufügen eines zusätzlichen Bearbeiters

Sie können manuell einen zusätzlichen Bearbeiter hinzufügen, wenn Sie die erforderliche Berechtigung haben. Abhängig von der individuellen Konfiguration Ihres CM-Systems, können zusätzliche Bearbeiter auch automatisch während des Geschäftsprozesses hinzugefügt werden.

Um einen zusätzlichen Bearbeiter hinzuzufügen, klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Bereichs für zusätzliche Bearbeiter auf den Link Hinzufügen und gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie den Benutzer aus. Sie können entweder die Drop-down-Liste öffnen oder die Autocomplete-Suche verwenden, um die Vorschläge einzugrenzen.
2. Wählen Sie die Funktion. Es werden nur die Funktionen angezeigt, die für den ausgewählten Benutzer verfügbar sind.

   Sie können auch zuerst die Funktion auswählen, um nur die Benutzer zu sehen, die die ausgewählte Funktion haben.

3. Fügen Sie eine Bemerkung hinzu (optional).
4. Klicken Sie auf Bearbeiter hinzufügen.

Abbildung 81: Hinzufügen eines zusätzlichen Bearbeiters

Der zugewiesene Bearbeiter kann auch als zusätzlicher Bearbeiter hinzugefügt werden, sofern er die erforderliche Funktion hat.

Hinzufügen und Editieren der Bemerkung eines zusätzlichen Bearbeiters

Sie können für den zusätzlichen Bearbeiter eine Bemerkung hinzufügen, indem Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Namen des Bearbeiters klicken und im Kontextmenü auf Bemerkung hinzufügen klicken. Wenn bereits eine Bemerkung hinzugefügt wurde, heißt der Eintrag im Kontextmenü Bemerkung bearbeiten und Sie können die vorhandene Bemerkung editieren.

Zuweisen eines Vorgangs zu einem zusätzlichen Bearbeiter

Sie können den Vorgang dem zusätzlichen Bearbeiter zuweisen, indem Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Namen des Bearbeiters klicken und im Kontextmenü auf Zuweisen klicken. Der Vorgang wird dem zusätzlichen Bearbeiter zugewiesen, d. h. der zusätzliche Bearbeiter ist jetzt sowohl der zugewiesene Bearbeiter des Vorgangs als auch der zusätzliche Bearbeiter mit der gegebenen Funktion. Sein Icon hat einen kleinen Fußball.

Entfernen eines zusätzlichen Bearbeiters

Um einen zusätzlichen Bearbeiter zu entfernen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Namen des Bearbeiters und klicken Sie im Kontextmenü auf Entfernen. Klicken Sie auf Ja, um das Entfernen des zusätzlichen Bearbeiters zu bestätigen. Sie können das Entfernen nach dem Bestätigen nicht mehr rückgängig machen.

Das Entfernen eines zusätzlichen Bearbeiters kann den Geschäftsprozess unterbrechen, z. B. wenn der Vorgang auf eine Genehmigung wartet und Sie den Genehmiger entfernen. Entfernen Sie nur dann einen zusätzlichen Bearbeiter, wenn Sie sicher sind, dass er nicht mehr benötigt wird.

Genehmigungsprozesse

Manche Geschäftsprozesse enthalten Genehmigungsprozesse, in denen eine autorisierte Person, d. h. der Genehmiger, eine Entscheidung über die weitere Behandlung eines Vorgangs trifft. Zum Beispiel kann es sein, dass Erstattungen an Kunden, die einen bestimmten Betrag überschreiten, von einem Genehmiger autorisiert werden müssen.

Der Genehmiger muss als zusätzlicher Bearbeiter hinzugefügt werden. Dies kann entweder automatisch geschehen, z. B. der Bearbeiter wählt die Workflow-Aktivität Genehmigung beantragen und das System fügt den Genehmiger automatisch als zusätzlichen Bearbeiter hinzu, oder manuell, z. B. der Bearbeiter fügt einen zusätzlichen Bearbeiter mit der Funktion Genehmiger hinzu. Der Genehmiger trifft eine Entscheidung, d. h. entweder er genehmigt die Anfrage oder er lehnt sie ab, und der Bearbeiter setzt die Bearbeitung des Vorgangs gemäß dieser Entscheidung fort.

Der Genehmiger kann die Entscheidung entweder direkt im Web Client treffen, indem er auf die entsprechende Workflow-Aktivität klickt, oder per E-Mail. Welche Optionen verfügbar sind, hängt von der individuellen Konfiguration Ihres CM-Systems ab.

Je nach Status des Genehmigungsprozesses kann das Icon des Genehmigers eines der folgenden Symbole haben:

	Entscheidung steht noch aus
	Genehmigt
	Abgelehnt