Zugreifen auf Ressourcen

Um eine Ressource aktualisieren zu können, müssen Sie die Ressourcenseite öffnen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Ressourcenseite einer vorhandenen Ressource zu öffnen:

• Öffnen einer Ressource über die Ressourcentyp-Seite.
• Suchen nach einer Ressource mit der Schnellsuche oder der Detailsuche.
• Öffnen einer Ressource über den Link Zur Ressource im Kontextmenü einer Ressource im Bereich für verknüpfte Ressourcen einer Kontaktseite oder eines Vorgangs.

Editieren von Ressourcendaten

Wenn Sie die erforderlichen Berechtigungen haben, können Sie Ressourcendaten im Kopfbereich und im Bereich für Detaildaten editieren.

Abbildung 115: Editieren der Ressourcendaten

• (1) Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Kopfbereichs auf den Link Bearbeiten.
• (2) Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Bereichs für Detaildaten auf den Link Bearbeiten.

Der Hintergrund des Bereichs wird gelb, um anzuzeigen, dass sich der Bereich im Editiermodus befindet. Editieren Sie die Kontaktdaten wie erforderlich (Details zu den unterschiedlichen Datenfeldern finden Sie in Datenfelder). Klicken Sie auf Änderungen speichern, um die neuen Daten zu übernehmen. Der Hintergrund des Bereichs wird wieder grau (Ansichtsmodus).

Editieren der Kommentare und Attachments

Im Bereich für Kommentare und Attachments der Ressourcenseite können Sie Kommentare und Attachments zur Ressource hinzufügen. Die entsprechenden Berechtigungen werden unabhängig von den Berechtigungen zum Lesen und Schreiben von Ressourcendaten vergeben. Es ist also möglich, dass Sie diesen Bereich nicht sehen oder editieren können.

Im Bereich für Kommentare und Attachments können Sie Informationen über die Ressource sammeln, z. B. an eine Ressource, die ein Softwareprodukt darstellt, die Release Notes anhängen, oder einen Kommentar schreiben, wie man die Tintenpatronen eines bestimmten Druckers wechselt.

Hinzufügen von Attachments

Um ein Attachment hinzuzufügen, klicken Sie in der Kopfzeile des Bereichs auf den Link Attachment. Der Hintergrund des Bereichs wird gelb, um anzuzeigen, dass sich der Bereich im Editiermodus befindet. Wenn sich der Bereich bereits im Editiermodus befindet, können Sie ein Attachment auch hinzufügen, indem Sie auf den Tab Attachment klicken.

Abbildung 116: Hinzufügen eines Attachments

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Attachment hinzuzufügen:

1. Geben Sie die Dateien an, die hochgeladen werden sollen. Dazu können Sie entweder:
   • die Dateien per Drag-and-Drop in das weiße Feld ziehen.
   • in das weiße Feld klicken, um ein Dialogfenster mit einem Dateibrowser zu öffnen, und die Dateien dort auswählen.
2. Die ausgewählten Dateien werden in einer Liste unter dem weißen Feld angezeigt. Optional können Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung hinzufügen. Klicken Sie auf den Link Löschen, um eine Datei aus der Liste zu entfernen.
3. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen, um die Dateien in die Ressourcenseite hochzuladen.

Die Attachments werden dann in der Liste der Attachments unten angezeigt (in der Abbildung noch leer).

Die Liste der Attachments enthält folgende Informationen. Sie können die Liste mithilfe der in der Kopfzeile befindlichen Drop-down-Felder und Textfelder filtern:

• Dateityp
  Zeigt den Dateityp des Attachments an.
• Name
  Zeigt den Dateinamen des Attachments an. Klicken Sie auf den Dateinamen, um das Attachment herunterzuladen.
• Beschreibung
  Zeigt die Beschreibung an, die beim Hinzufügen des Attachments eingegeben wurde, sofern vorhanden.
• Datum
  Zeigt das Datum an, an dem das Attachment hinzugefügt wurde.
• Hinzugefügt von
  Zeigt an, wer das Attachment hinzugefügt hat. Das kann entweder ein Benutzer (der die Datei hochgeladen hat) oder ein technischer Benutzer (sofern die Datei automatisch vom System hochgeladen wurde) sein.
• Aktion
  Enthält Links zu allen verfügbaren Aktionen. Das sind:
  • Filter anwenden
    Filtert die Liste entsprechend Ihrer Auswahl in der Kopfzeile.
  • Filter zurücksetzen
    Entfernt den Filter, d. h. es werden alle Einträge angezeigt.

Sie können ein Attachment löschen, indem Sie auf das Kreuz an der rechten Seite klicken. Klicken Sie dann im roten Feld auf OK, um das Entfernen des Attachments zu bestätigen. Sie können das Entfernen nach dem Bestätigen nicht mehr rückgängig machen.

Es hängt von der individuellen Konfiguration Ihres CM-Systems ab, welche Dateiformate möglich sind, wie groß die Dateien maximal sein dürfen, und ob die Attachments durchsucht werden können.

Hinzufügen von Kommentaren

Um einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie in der Kopfzeile des Bereichs auf den Link Kommentar. Der Hintergrund des Bereichs wird gelb, um anzuzeigen, dass sich der Bereich im Editiermodus befindet. Wenn sich der Bereich bereits im Editiermodus befindet, können Sie einen Kommentar auch hinzufügen, indem Sie auf den Tab Kommentar klicken. Geben Sie den Kommentar ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Der Kommentar wird dann in der Liste der Kommentare unten angezeigt.

Die Liste der Kommentare enthält folgende Informationen. Sie können die Liste mithilfe der in der Kopfzeile befindlichen Drop-down-Felder und Textfelder filtern:

• Datum
  Zeigt das Datum an, an dem der Kommentar hinzugefügt wurde.
• Hinzugefügt von
  Zeigt an, wer den Kommentar hinzugefügt hat. Das kann entweder ein Benutzer (der den Kommentar eingegeben hat) oder ein technischer Benutzer (sofern der Kommentar automatisch vom System erzeugt wurde) sein.
• Kommentar
  Zeigt den Kommentar an.
• Aktion
  Enthält Links zu allen verfügbaren Aktionen. Das sind:
  • Filter anwenden
    Filtert die Liste entsprechend Ihrer Auswahl in der Kopfzeile.
  • Filter zurücksetzen
    Entfernt den Filter, d. h. es werden alle Einträge angezeigt.

Sie können einen Kommentar löschen, indem Sie auf das Kreuz an der rechten Seite klicken. Klicken Sie dann im roten Feld auf OK, um das Entfernen des Kommentars zu bestätigen. Sie können das Entfernen nach dem Bestätigen nicht mehr rückgängig machen.

Durchführen von Ressourcenaktivitäten

Ressourcenaktivitäten ermöglichen es Ihnen, bestimmte Aktionen für die aktuelle Ressource durchzuführen. Sie finden sie im Feld Aktivitäten neben der offenen Ressourcenseite. Klicken Sie auf die gewünschte Aktivität, um die entsprechende Aktion auszuführen.

Abbildung 117: Ressourcenaktivitäten

Beispiele für Ressourcenaktivitäten sind:

• Einen neuen Vorgang für die Ressource erstellen
• Einen neuen Kontakt erstellen, der mit der Ressource verknüpft ist
• Ressourcendaten aktualisieren

Ressourcenaktivitäten können ein Formular haben, das vor dem Fortfahren ausgefüllt werden muss. Weitere Informationen dazu finden Sie in Formulare für Aktivitäten.

Die verfügbaren Ressourcenaktivitäten hängen vom Ressourcentyp und von der individuellen Konfiguration Ihres CM-Systems ab. Sie können Ressourcenaktivitäten nur ausführen, wenn Sie die erforderlichen Berechtigungen zum Ausführen von Aktivitäten für diesen Ressourcentyp haben.

Beenden der Verfügbarkeit von Ressourcen

Wenn eine Ressource im CM-System nicht mehr verwendet werden soll, haben Sie zwei Möglichkeiten dies umzusetzen:

• Deaktivieren von Ressourcen
• Löschen von Ressourcen

Deaktivieren von Ressourcen

Klicken Sie zum Deaktivieren einer Ressource in der oberen rechten Ecke der Ressourcenseite auf den Link Deaktivieren. Die Ressource wird sowohl auf ihrer Ressourcenseite als auch auf den Seiten der verknüpften Objekte (Kontakte, Vorgänge, andere Ressourcen) kursiv dargestellt. Die Deaktivierung einer Ressource hat folgende Auswirkungen:

Noch mögliche Aktionen	Nicht mehr mögliche Aktionen
Editieren der Ressourcendaten Hinzufügen von Kommentaren und Attachments Anzeigen der Ressource auf der Ressourcentyp-Seite (markieren Sie die Option Deaktivierte einschließen) Suchen der Ressource in der Detailsuche mit der Option Deaktivierte einschließen. Reaktivieren der Ressource Löschen der Ressource	Suchen der Ressource in der Schnellsuche, Detailsuche ohne die Option Deaktivierte einschließen und Autocomplete-Suche. Verwenden der Ressource in Relationen

Löschen von Ressourcen

Klicken Sie zum Löschen einer Ressource in der oberen rechten Ecke der Ressourcenseite auf den Link Löschen. Wenn es Relationen mit der Ressource gibt, müssen Sie entscheiden, was mit den Relationen passieren soll, bevor Sie die Ressource löschen. Es gibt zwei Möglichkeiten:

• Relationen übertragen (1)
  Sie können eine andere Ressource desselben Ressourcentyps auswählen, um die Relationen der aktuellen Ressource auf die ausgewählte Ressource zu übertragen. Führen Sie dazu folgende Schritte durch:
  1. Wählen Sie die Zielressource mit der Autocomplete-Suche im Feld Ersatz-Ressource suchen.
  2. Klicken Sie auf den Button Relationen neu zuordnen und löschen. Die ausgewählte Ressource ersetzt die aktuelle Ressource in allen Relationen und die aktuelle Ressource wird gelöscht.
• Relationen löschen (2)
  Sie können die Relationen der Ressource einfach mit der Ressource selbst löschen. Klicken Sie dazu auf den Button Mit allen Relationen löschen.

Abbildung 118: Löschen einer Ressource

Die Übertragung der Relationen ist nur möglich, wenn dadurch keine Konflikte entstehen, z. B. können Sie keine Relationen an eine Ressource übertragen, die bereits mit demselben Kontakt verknüpft ist. In diesem Fall wird eine Fehlermeldung angezeigt und Sie müssen die Relationen löschen.

Wiederherstellen der Verfügbarkeit von deaktivierten Ressourcen

Sie können eine deaktivierte Ressource, die kursiv angezeigt wird, wieder verfügbar machen, indem Sie sie reaktivieren. Klicken Sie dazu in der oberen rechten Ecke der Ressourcenseite auf den Link Aktivieren.

Die folgende Abbildung zeigt eine deaktivierte Ressource (in kursiv) und den Link zum Aktivieren.

Abbildung 119: Reaktivieren einer Ressource