Detailsuche

In diesem Kapitel sind die Funktionen der Detailsuche erklärt.

Einführung

Die Detailsuche bietet umfassende Suchfunktionalitäten. Sie können mehrere Suchkriterien verwenden. Alle Ergebnisse werden in einer Tabelle angezeigt, in der Sie zusätzliche Aktionen ausführen können.

Sie erreichen die Detailsuche, indem Sie in der Schnellsuche auf das Lupensymbol klicken oder unter den Ergebnissen der Schnellsuche auf den Link Alle anzeigen klicken. Im letzteren Fall werden die Suchbegriffe der Schnellsuche (einschließlich des implizit vorhandenen Sternchens am Wortende), in das Feld Freitext (alle Felder, E-Mails und Kommentare) übernommen.

Abbildung 15: Öffnen der Detailsuche

Mit der Detailsuche können Sie unter Angabe mehrerer Suchkriterien nach Vorgängen, Kontakten und Ressourcen suchen. Die Detailsuche sucht gleichzeitig nach Vorgängen und nach Kontakten. Über die Tabs im unteren Abschnitt der Detailsuche können Sie auswählen, ob Sie Vorgänge, Kontakte (nach Kundengruppe gruppiert, sofern Sie die Ergebnisse nicht über die Suchkriterien oder den Kundengruppenfilter auf bestimmte Kundengruppen eingeschränkt haben) oder Ressourcen anzeigen möchten.

Eine Detailsuche könnte zum Beispiel „Nur Ergebnisse mit der Priorität hoch anzeigen“ sein. In diesem Fall würde die Ergebnisliste folgende Elemente enthalten:

Wenn Sie nach Ressourcen suchen möchten, müssen Sie zuerst den Tab Ressourcen öffnen und dann den gewünschten Ressourcentyp auswählen.

Durch jedes Suchkriterium wird die Suche weiter eingegrenzt. Jedes Suchkriterium wird in einer Zeile angezeigt.

Abbildung 16: Detailsuche mit drei Suchkriterien

Funktionen der Detailsuche

Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel zur Veranschaulichung der Funktionen der Detailsuche.

Abbildung 17: Detailsuche

Sie können eine Detailsuche zu den Favoriten hinzufügen, um die Detailsuche selbst oder die Vorgänge, die ihre Suchkriterien erfüllen, schnell aufzurufen.

Suchkriterien

Die Detailsuche bietet verschiedene Suchkriterien. Eine detaillierte Beschreibung dieser Kriterien finden Sie in der folgenden Tabelle.

Suchkriterien

 

Beschreibung

 

Freitext (alle Felder, E-Mails und Kommentare) / Freitext (alle Felder)

Sucht nach Freitext in Vorgängen und Kontakten.
Archiviert

Sucht nach archivierten oder nicht archivierten Vorgängen.
Abschlussdatum Sucht nach Vorgängen, die im angegebenen Zeitraum geschlossen wurden.

Erstellungsdatum

Sucht nach Vorgängen, die im angegebenen Zeitraum erstellt wurden.

Bearbeiter

Sucht nach Vorgängen, die einem oder mehreren ausgewählten Benutzern zugewiesen sind, nicht zugewiesenen Vorgängen oder zugewiesenen Vorgängen.

Prozess

Sucht nach Vorgängen, die sich in einem oder mehreren ausgewählten Prozessen befinden.

Weitere Bearbeiter

Sucht nach Vorgängen, die einen oder mehrere ausgewählte zusätzliche Bearbeiter haben. Sie können die Suche so eingrenzen, dass nur Vorgänge gefunden werden, bei denen der ausgewählte Benutzer eine bestimmte Funktion hat, oder Vorgänge, die einen bestimmten Genehmigungsstatus haben.

Zustandstyp

Sucht nach offenen oder geschlossenen Vorgängen.

Thema

Sucht nach einem Schlüsselwort aus dem Vorgangsthema.

Sicht

Sucht nach Vorgängen, die in einer oder mehreren Sichten der Vorgangsliste angezeigt werden.

Vorgangsfelder

Die durchsuchbaren Vorgangsfelder werden nach der Vorgangsfeldgruppe sortiert aufgelistet. Je nach Feldtyp können Sie einen Wert aus einer Liste wählen, ein Datum wählen oder ein Schlüsselwort eingeben. Die verfügbaren Vorgangsfelder hängen von der individuellen Konfiguration Ihres CM-Systems ab.

Firma

Öffnet ein Autocomplete-Feld, in dem Sie eine Firma auswählen können.

Person

Öffnet ein Autocomplete-Feld, in dem Sie eine Person auswählen können.

Kundengruppe

Sucht nach Kontakten, die zu einer oder mehreren ausgewählten Kundengruppen gehören.

Kontaktfelder

Die durchsuchbaren Kontaktfelder werden nach dem Kontaktdatenmodell sortiert aufgelistet. Je nach Feldtyp können Sie einen Wert aus einer Liste wählen, ein Datum wählen oder ein Schlüsselwort eingeben. Die verfügbaren Kontaktfelder hängen von der individuellen Konfiguration Ihres CM-Systems ab.

Ressourcentyp

Dieses Suchkriterium ist nur verfügbar, wenn Sie den Tab Ressourcen angeklickt haben. Wählen Sie einen Ressourcentyp, um die Anzeige der verfügbaren Ressourcenfelder einzuschränken.

Ressourcenfelder

Die durchsuchbaren Ressourcenfelder werden durch den ausgewählten Ressourcentyp festgelegt. Je nach Feldtyp können Sie einen Wert aus einer Liste wählen, ein Datum wählen oder ein Schlüsselwort eingeben. Die verfügbaren Ressourcenfelder hängen von der individuellen Konfiguration Ihres CM-Systems ab.

Wenn Sie nach Vorgängen suchen, können Sie zu einem Kontakt-Tab wechseln, um die Kontakte zu sehen, die zu den Vorgängen gehören, die Sie gefunden haben. Ebenso können Sie zum Tab Vorgänge wechseln, um die Vorgänge der Kontakte zu sehen, die Sie gefunden haben.

Arbeiten mit den Suchergebnissen

Sie können mehrere Aktionen mit den Ergebnissen einer Detailsuche durchführen. Es ist möglich, die Anzeige der Ergebnistabelle zu ändern, indem Sie die Tabellenspalten anpassen oder die Ergebnisse als Grid anzeigen. Zusätzlich können Sie die Suchergebnisse exportieren, ein Suchergebnis öffnen oder eine Suche-Aktivität ausführen.

Exportieren von Suchergebnissen

Sie können die Suchergebnisse in eine CSV-Datei exportieren. Dafür gibt es unter der Tabelle mit den Suchergebnissen den Link Tabelle exportieren. Dort können Sie entscheiden, ob die zu exportierende Datei eine Kopfzeile und einen Zeitstempel haben soll, und Sie können den Export starten.

Standardmäßig kann der Export bis zu 500 Zeilen enthalten.

Anpassen der Tabellenspalten

Sie können die Größe der Tabellenspalten ändern, indem Sie jede Spalte auf die gewünschte Breite ziehen. Dadurch können Sie die Tabellendarstellung an den Inhalt anpassen, beispielsweise um lange Vorgangsthemen anzuzeigen.

Sie können festlegen, welche Spalten die Ergebnistabelle enthalten soll. Klicken Sie dafür auf den kleinen Pfeil neben dem Zahnradsymbol. Sie können vorhandene Spalten entfernen, indem Sie auf das Kreuz neben dem Spaltennamen klicken. Um neue Spalten hinzuzufügen, klicken Sie in den weißen Bereich neben den angezeigten Spalten, um eine Liste aller verfügbarer Spalten zu sehen, oder beginnen Sie damit, den Spaltennamen einzutippen, und klicken Sie auf eine der vorgeschlagenen Spalten. Wählen Sie die gewünschten Spalten, die zusätzlich angezeigt werden sollen. Sie können die Spalten innerhalb der Tabelle mit den Suchergebnissen verschieben, indem Sie jede Spalte an die gewünschte Position ziehen.

Abbildung 18: Auswählen von Spalten in einer Detailsuche

Ihre Spaltenauswahl wird gespeichert, wenn Sie die Detailsuche zu den Favoriten hinzufügen.

Öffnen von Vorgängen, Kontakten oder Ressourcen

Die Suchergebnisse im Tab Kontakte führen direkt zu den entsprechenden Kontaktseiten. Wenn Sie auf ein Suchergebnis klicken, wird automatisch die entsprechende Kontaktseite (Firma oder Person) geöffnet. Das Gleiche gilt für den Tab Ressourcen.

Im Tab Vorgänge können Sie entweder den Vorgang oder die Kontaktseite öffnen. Wenn es eine Spalte gibt, die den Hauptkontakt des Vorgangs enthält, können Sie auf den Namen des Kontakts (ein Link) klicken, um die entsprechende Kontaktseite zu öffnen. Ebenso kann es eine Spalte geben, die einen Link zum Vorgang enthält. Wenn Sie auf eine andere Spalte klicken, wird die Vorgangsvorschau innerhalb der Tabelle mit den Suchergebnissen geöffnet. Sie können einen Vorgang öffnen oder zur Vorschau des nächsten Vorgangs in der Liste wechseln.

Es hängt von der individuellen Konfiguration Ihres CM-Systems ab, ob die Vorgangsvorschau verfügbar ist.

Die Vorgangsvorschau zeigt immer den letzten Kommentar oder die letzte E-Mail des Vorgangs. Sie hat folgende Funktionen:

Abbildung 19: Die Vorgangsvorschau

Anzeigen der Suchergebnisse im Grid

Im Tab Vorgänge können Sie die Suchergebnisse auch als Grid anzeigen. Klicken Sie dafür neben Anzeigen als auf den Button Grid. In der Grid-Ansicht können Sie ein Kriterium auswählen, nach dem die Ergebnisse gruppiert werden sollen (1). Initial gibt es eine Spalte für jeden aktiven Wert des Gruppierungskriteriums. Sie können die angezeigten Spalten konfigurieren, indem Sie die gewünschten Spalten im Feld Tabellenspalte hinzufügen/entfernen (für die Gruppierung nach Bearbeiter: Bearbeiter hinzufügen/entfernen) auswählen (2). Deaktivierte Werte werden standardmäßig nicht angezeigt, aber Sie können sie aus der Drop-down-Liste auswählen, in der sie kursiv angezeigt werden. Sie können Vorgänge von einer Spalte in eine andere Spalte ziehen, um diesen Wert im Vorgang zu aktualisieren (3). Es ist allerdings nicht möglich, einen Vorgang in eine Spalte mit einem deaktivierten Wert zu ziehen.

Abbildung 20: Anzeigen der Ergebnisse einer Detailsuche als Grid

Ausführen von Suche-Aktivitäten

Je nach Tab können eine oder mehrere Suche-Aktivitäten unter Aktivitäten (1) verfügbar sein. Suche-Aktivitäten werden für jeden Ergebnistyp einzeln definiert, d. h. wenn Sie den Tab Vorgänge anzeigen, sehen Sie andere Suche-Aktivitäten, als wenn Sie den Tab einer Kundengruppe anzeigen. Klicken Sie auf die gewünschte Aktivität, um sie auszuführen. Denken Sie daran, dass die Suche-Aktivitäten normalerweise für alle Ergebnisse ausgeführt werden, die in diesem Moment in der Tabelle Suchergebnisse angezeigt werden und deren Checkboxen markiert sind (2). Wenn es mehrere Seiten mit Suchergebnissen gibt, wird nur die aktuelle Seite berücksichtigt.

Das genaue Verhalten der einzelnen Suche-Aktivitäten hängt von der individuellen Konfiguration Ihres CM-Systems ab. Ihr CM-Administrator kann zum Beispiel festlegen, dass alle Ergebnisse aller Tabellenseiten für die Suche-Aktivität berücksichtigt werden oder dass bestimmte Ergebnisse ausgeschlossen werden, weil sie eine bestimmte Bedingung nicht erfüllen.

Abbildung 21: Verfügbare Aktivitäten in der Detailsuche

Suche-Aktivitäten können ein Formular haben, das Sie ausfüllen müssen, bevor Sie fortfahren können. Siehe Formulare für Aktivitäten für weitere Informationen. Die im Formular eingegebenen Daten werden normalerweise auf alle ausgewählten Suchergebnisse angewendet.

Verknüpfungen zwischen den Suchkriterien

UND-Verknüpfung

Alle Suchkriterien der Detailsuche werden mittels einer UND-Verknüpfung miteinander verbunden. Die Suchkriterien „Bearbeiter: ServiceDesk, Susan“ und „Kundengruppe: MyCustomerGroup“ liefern Suchergebnisse, die beide Suchkriterien erfüllen:

Abbildung 22: UND-Verknüpfung mit unterschiedlichen Suchkriterien

Im Gegensatz zu früheren ConSol CM-Versionen werden zwei Suchkriterien, die Spalten der gleichen Tabelle sind, ebenfalls mit UND verknüpft. Wenn Sie also in einer Tabelle mit den Namen von Ansprechpartnern nach Martin in der Spalte Vorname und Muster in der Spalte Nachname suchen, werden nur die Objekte gefunden, bei denen die Tabelle eine Zeile mit den Werten Martin und Muster hat.

ODER-Verknüpfung

Innerhalb eines einzelnen Suchkriteriums kann es eine ODER-Verknüpfung geben. Wenn eine ODER-Verknüpfung möglich ist, können für das Suchkriterium mehrere Werte ausgewählt werden, d. h. Sie können eine beliebige Anzahl an Checkboxen im Drop-down-Menü markieren. Die Auswahlmöglichkeiten für dieses Kriterium werden als Liste dargestellt, wobei die einzelnen Listenwerte durch Kommas voneinander getrennt sind. Wenn zum Beispiel als Suchkriterium „Sicht: ServiceDesk Deutschland, Aufgaben“ gewählt wurde, enthalten die Ergebnisse Vorgänge und Kontakte aus der Sicht ServiceDesk Deutschland sowie Vorgänge und Kontakte aus der Sicht Aufgaben.

Abbildung 23: ODER-Verknüpfung innerhalb eines Suchkriteriums

Eine andere Möglichkeit für ODER-Verknüpfungen sind Suchfelder, in denen Sie ein Element aus der Liste auswählen und danach erneut klicken, um ein weiteres Element auszuwählen.

Abbildung 24: ODER-Verknüpfung innerhalb eines Suchkriteriums

Wenn eine ODER-Verknüpfung nicht möglich ist, kann im Drop-down-Menü nur ein Wert aus der Liste ausgewählt werden:

Abbildung 25: Keine ODER-Verknüpfung innerhalb des Suchkriteriums möglich

FAQs

Welche Vorgänge finde ich in der Detailsuche?

Mit der Detailsuche finden Sie alle Vorgänge, die sich aktuell in Prozessen befinden, für die Sie mindestens Leseberechtigungen haben, und deren Hauptkontakt zu einer Kundengruppe gehört, für die Sie mindestens Leseberechtigungen haben (siehe Sichtbarkeit von Vorgängen). Die Detailsuche zeigt offene Vorgänge sowie bereits geschlossene Vorgänge (außer Sie schließen eins von beiden mit dem Suchkriterium Status aus).

Welche Kontakte finde ich in der Detailsuche?

Mit der Detailsuche finden Sie alle Kontakte, die zu Kundengruppen gehören, für die Sie mindestens Leseberechtigungen haben (siehe Sichtbarkeit von Kontakten).

Die Suchergebnisse sind auf die im Kundengruppenfilter im Hauptmenü ausgewählte Kundengruppe beschränkt. Wenn im Filter Alle Kundengruppen ausgewählt ist, werden Ergebnisse für alle Kundengruppen gefunden. Andernfalls werden nur die Kontakte gefunden, die zur ausgewählten Kundengruppe gehören.

Die Checkbox Deaktivierte einschließen ermöglicht Ihnen die Suche nach deaktivierten Kontakten. Sie wird nur angezeigt, wenn Sie auf einem Tab sind, der Suchergebnisse für eine Kundengruppe anzeigt.

Welche Ressourcen finde ich in der Detailsuche?

Mit der Detailsuche finden Sie alle Ressourcen, die zu einem Ressourcentyp gehören, für den Sie mindestens Leseberechtigungen haben (siehe Sichtbarkeit von Ressourcen).

Die Checkbox Deaktivierte einschließen ermöglicht Ihnen die Suche nach deaktivierten Ressourcen. Sie wird nur angezeigt, wenn Sie auf dem Tab Ressourcen sind.