Attachments

Attachments sind Dateien, die an den Vorgang angehängt sind. Im Attachment-Bereich unter dem Protokollbereich finden Sie eine Liste aller Attachments.

Abbildung 74: Liste der Attachments in einem Vorgang

Die Liste der Attachments enthält folgende Informationen. Sie können die Liste mithilfe der in der Kopfzeile befindlichen Drop-down-Felder und Textfelder filtern.

• Klasse
  Zeigt die Textklasse an, die auf das Attachment angewendet wurde. Sie können auf das Icon der aktuellen Textklasse klicken, um eine neue Textklasse (1) auszuwählen.
• Dateityp
  Zeigt den Dateityp des Attachments an.
• Name
  Zeigt den Dateinamen des Attachments an. Klicken Sie auf den Dateinamen, um das entsprechende Attachment herunterzuladen (2).
• Beschreibung
  Zeigt die Beschreibung an, die beim Hinzufügen des Attachments eingegeben wurde, sofern vorhanden.
• Datum
  Zeigt das Datum an, an dem das Attachment hinzugefügt wurde.
• Hinzugefügt von
  Zeigt an, wer das Attachment hinzugefügt hat. Das kann entweder ein Benutzer (der die Datei hochgeladen hat) oder ein technischer Benutzer (sofern die Datei an eine eingehende E-Mail angehängt war) sein.
• Aktion
  Enthält Links zu allen verfügbaren Aktionen. Das sind:
  • Filter anwenden
    Filtert die Liste entsprechend Ihrer Auswahl in der Kopfzeile.
  • Filter zurücksetzen
    Entfernt den Filter, d. h. es werden alle Einträge angezeigt.
  • Im Protokoll anzeigen
    Springt zum Protokolleintrag des Attachments, wo Sie zusätzliche Aktionen durchführen können. Diese Option ist nur sichtbar, wenn der entsprechende Protokolleintrag aufgrund der ausgewählten Ansichtsoptionen angezeigt wird.

Hinzufügen eines Attachments

Um ein Attachment hinzuzufügen, klicken Sie in der Kopfzeile des Protokollbereichs auf den Link Attachment. Der Hintergrund des Protokollbereichs wird gelb, um anzuzeigen, dass er sich im Editiermodus befindet. Wenn sich der Bereich bereits im Editiermodus befindet, können Sie ein Attachment auch hinzufügen, indem Sie auf den Tab Attachment klicken.

Abbildung 75: Hinzufügen eines Attachments

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Attachment hinzuzufügen:

1. Geben Sie die Dateien an, die hochgeladen werden sollen. Dazu können Sie entweder:
   • die Dateien per Drag-and-Drop in das weiße Feld ziehen.
   • in das weiße Feld klicken, um ein Dialogfenster mit einem Dateibrowser zu öffnen, und die Dateien dort auswählen.

   Die maximal zulässige Dateigröße wird über dem weißen Bereich angezeigt.

2. Die ausgewählten Dateien werden in einer Liste unter dem weißen Feld angezeigt. Optional können Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung hinzufügen. Klicken Sie auf den Link Löschen, um eine Datei aus der Liste zu entfernen.
3. Klicken Sie auf den Button Attachment hinzufügen, um die Dateien in den Vorgang hochzuladen.

Je nach Konfiguration des CM-Systems, sind möglicherweise nur spezielle Dateitypen als Attachments zugelassen. Wenn Sie versuchen, einen nicht zugelassenen Dateityp hochzuladen, wird eine entsprechende Meldung neben dem Feld zum Hochladen angezeigt.

Die Attachments werden dann im Attachment-Bereich und im entsprechenden Protokolleintrag angezeigt (nur wenn Erweitert oder Detail als Sichtbarkeitslevel ausgewählt ist).

Sobald ein Attachment zum Vorgang hinzugefügt wurde, können Sie es in einer E-Mail verwenden.

Arbeiten mit Attachments

Der Protokollbereich enthält sowohl manuell hinzugefügte Attachments als auch Attachments aus eingehenden E-Mails. Sie können zusätzliche Aktionen für diese Attachments durchführen:

Abbildung 76: Aktionen für Attachments

• Textklasse wählen
  Klicken Sie auf das Icon der Textklasse, um eine andere Textklasse auszuwählen.
• Öffnen
  Lädt das Attachment herunter.
• Entfernen
  Löscht das Attachment (kann für Attachments aus eingehenden E-Mails deaktiviert sein).
• Bearbeiten (nur CM/Doc)
  Lädt das Attachment herunter und öffnet es. Sie können die Datei bearbeiten. Die bearbeitete Datei wird automatisch hochgeladen, wenn Sie in Microsoft Word oder OpenOffice auf Speichern klicken.