Benutzerprofil

Diese Kapitel beschreibt die Funktionen des Benutzerprofils und die damit verbundenen Aktionen.

Öffnen des Benutzerprofils

Das Benutzerprofil enthält Ihre persönlichen Einstellungen, Vertretungen und Zeitbuchungen. Sie können das Benutzerprofil öffnen, indem Sie (über dem Hauptmenü neben Angemeldet als) auf den Namen des aktuell angemeldeten Benutzers klicken:

Abbildung 39: Link zum Benutzerprofil

Struktur des Benutzerprofils

Das Benutzerprofil kann bis zu fünf Bereiche haben:

• Passwort ändern
  Hier können Sie das Passwort Ihres Benutzerkontos ändern (nicht sichtbar, wenn Sie sich über LDAP oder Single Sign-On anmelden)
• Vertretungen
  Hier können Sie Vertretungen einrichten.
• Allgemeine Einstellungen
  Hier können Sie sowohl die Sichtenmerkmale, die Standard-Kundengruppe und den Standard-Prozess festlegen als auch CM/Doc aktivieren bzw. deaktivieren.
• Zeitbuchung
  Hier können Sie Zeitbuchungen hinzufügen und Ihre Zeitbuchungsübersicht anzeigen.
• Persönliche E-Mail-Adressen
  Hier können Sie gespeicherte E-Mail-Adressen löschen.
• Downloads
  Hier können Sie die Installationsprogramme für CM/Phone und CM/Doc herunterladen.
• Aktive Sessions
  Hier können Sie Ihre eigenen aktiven Sessions beenden.

Passwort ändern

Im Bereich Passwort ändern können Sie Ihr Passwort ändern. Aus Sicherheitsgründen wird das Passwort in Punktform dargestellt.

Ändern des Passworts

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihr Passwort zu ändern:

1. Geben Sie Ihr aktuelles Passwort in das Feld Altes Passwort ein.
2. Geben Sie Ihr neues Passwort in die beiden Felder darunter ein.
3. Klicken Sie auf Passwort ändern.

Wenn Sie sich über LDAP oder Single Sign-On im Web Client anmelden, können Sie Ihr Passwort nicht im Web Client ändern. In diesem Fall wird der Bereich Passwort ändern nicht angezeigt.

Vertretungen

Über Vertretungen

Über die Vertretungsfunktion können Sie einen Kollegen bestimmen, der Sie zeitlich begrenzt vertreten soll. In einigen Fällen können Sie sich auch selbst als Vertretung für einen Kollegen angeben. Dies kann zum Beispiel für die Urlaubszeit praktisch sein. Vertretungen haben folgende Auswirkungen:

• Der Vertreter kann eine Kopie aller E-Mails erhalten, die vom CM-System an die E-Mail-Adresse des Benutzers, den er vertritt, gesendet werden.

  Beachten Sie, dass es zwei unterschiedliche Szenarien für das Senden von E-Mails gibt und dass das Verhalten des CM-Systems bezüglich des Sendens von Vertretungs-E-Mails in den beiden Szenarien unterschiedlich sein kann. In beiden Fällen hängt es von der spezifischen Konfiguration des CM-Systems ab, welche Benutzer eine Kopie der E-Mail erhalten.

  • Ein Benutzer schreibt eine E-Mail mit dem Rich-Text-Editor

    Das Standardverhalten ist, dass der Vertreter keine Kopie der E-Mail erhält.

    Wenn das System für die Weiterleitung dieser Art von E-Mails konfiguriert ist, prüft die Vertretungsfunktion, ob für die entsprechende E-Mail-Adresse eine Vertretungsregel aktiv ist. Wenn für eine bestimmte E-Mail-Adresse eine Vertretungsregel aktiv ist, wird eine aus dem Rich-Text-Editor gesendete E-Mail an diese E-Mail-Adresse und an den Vertreter der Person mit dieser E-Mail-Adresse gesendet. Bedenken Sie dies, wenn in Ihrem System Menschen als Personen und als Benutzer erfasst sind.

  • Eine E-Mail wird automatisch aus dem CM-System gesendet

    Es kann implementiert sein, dass der Vertreter des Benutzers mit der entsprechenden E-Mail-Adresse eine Kopie erhält. Dies ist aber nicht obligatorisch.

  Bitte fragen Sie Ihren ConSol CM-Administrator nach dem genauen Verhalten Ihres CM-Systems.

• Es wird eine Option zur Vorgangsliste hinzugefügt, mit der der Vertreter die Vorgänge des Vertretenen in der Vorgangsliste sehen kann, als ob es sich um seine eigenen Vorgänge handeln würde. Trotzdem kann der Vertreter nur die Vorgänge sehen, auf die er mit seinen Berechtigungen Zugriff hat. Wenn der Vertreter keine Leseberechtigungen für einen bestimmten Prozess hat, kann er Vorgänge dieses Prozesses nicht sehen, auch wenn er einen Benutzer vertritt, der Leseberechtigungen für diesen Prozess hat (siehe Berechtigungen). Deshalb sollten sich nur Benutzer mit ähnlichen Rollen (d. h. ähnlichen Berechtigungen) gegenseitig vertreten.

Vertretungen haben folgende Auswirkungen nicht:

• Wenn Sie jemanden vertreten, erhalten Sie seine Sichten nicht zusätzlich zu Ihren eigenen Sichten. Das heißt, dass Sie immer noch dieselbe Anzahl an Sichten haben. Sie können diese Sichten lediglich ändern, um sie durch die Augen des Benutzers, den Sie vertreten, zu betrachten (z. B. sehen Sie in der Vorgangslistengruppe Eigene Vorgänge die Vorgänge des Benutzers, den Sie vertreten).
• Wenn Sie jemanden vertreten, erhalten Sie dessen Berechtigungen nicht zusätzlich zu Ihren eigenen Berechtigungen.
• Wenn Sie Vorgänge, Kontakte oder Ressourcen editieren, werden die Änderungen im Protokoll immer unter Ihrem eigenen Namen gespeichert. Auch wenn Sie jemanden vertreten, handeln Sie immer unter Ihrem eigenen Namen; Sie nehmen nicht den Namen des Benutzers an, den Sie vertreten.

Wenn eine Vertretung eingerichtet oder entfernt wird, erhalten die beiden betroffenen Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung, in der sie über die Vertretung informiert werden.

Voraussetzungen für das Einrichten einer Vertretung

• Um sich als Vertretung für einen Kollegen anzugeben, benötigen Sie die Berechtigung Vertretung einrichten. Ob Sie diese Berechtigung haben, ist in Ihren Rollen, die Ihnen von Ihrem CM-Administrator zugewiesen werden, festgelegt.
• Jeder Benutzer kann einen Kollegen als Vertretung für sich selbst einsetzen. Sie können dazu nur Benutzer auswählen, mit denen Sie mindestens eine gemeinsame Rolle haben.

Einen Kollegen vertreten

Wenn ein anderer Benutzer Sie als seinen Vertreter angibt, sehen Sie nach der Anmeldung im Web Client eine Meldung, die Sie über diese Vertretung informiert. Die Meldung enthält einen Link zu Ihrer Benutzerprofilseite, wo Sie die Vertretung beenden können.

Wenn Sie die Berechtigung Vertretung einrichten haben, können Sie sich selbst als Vertreter für einen Kollegen angeben. Wählen Sie den Benutzer, den Sie vertreten möchten, einfach in der Drop-down-Liste Kollegen, die ich vertrete. Um die Vertretung zu beenden, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen des Benutzers, den Sie vertreten, und klicken Sie auf Vertretung beenden. Wenn Sie mehrere Benutzer vertreten, können Sie alle Vertretungen beenden, indem Sie auf Alle beenden klicken.

Ihr Name wird auf der Benutzerprofilseite des Benutzers, den Sie auswählen, unter Kollegen, die mich vertreten angezeigt. Der Benutzer kann die Vertretung jederzeit in seinem Benutzerprofil beenden.

Wenn Sie einen Kollegen vertreten, enthält Ihre Vorgangsliste das zusätzliche Drop-down-Menü Bearbeiter. Wenn Sie den Benutzer, den Sie vertreten, in diesem Menü auswählen, erscheint das Vertretungssymbol neben dem Drop-down-Menü Sicht. Das Symbol zeigt an, dass Sie die Sicht momentan aus der Perspektive des anderen Benutzers betrachten.

Beispiel:
Simon ServiceDesk vertritt Sandra ServiceDesk und wählt Sandra ServiceDesk im Drop-down-Menü Bearbeiter (nachdem er auf den Button Erweiterte Einstellungen geklickt hat). Jetzt sieht Simon ServiceDesk die aktuell ausgewählte Sicht so, als ob er Sandra ServiceDesk wäre. In der Vorgangslistengruppe Eigene Vorgänge sieht er zum Beispiel jetzt die Vorgänge, die Sandra ServiceDesk zugewiesen sind. Wenn Simon ServiceDesk sich selbst im Drop-down-Menü Bearbeiter auswählt, sieht er seine eigenen Vorgänge (Vorgänge, die ihm zugewiesen sind) in der Vorgangslistengruppe Eigene Vorgänge.

Abbildung 40: Simon ServiceDesk - Anzeigen der Vorgänge von Sandra ServiceDesk

Durch einen Kollegen vertreten werden

Jeder Benutzer kann eine Vertretung für sich selbst einrichten. Sie brauchen keine spezielle Berechtigung, um eine Vertretung für sich selbst einzurichten. Wählen Sie den Benutzer, der Sie vertreten soll, einfach in der Drop-down-Liste Kollegen, die mich vertreten. Um die Vertretung zu beenden, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen des Benutzers, der Sie vertritt, und klicken Sie auf Vertretung beenden. Wenn Sie von mehreren Benutzern vertreten werden, können Sie alle Vertretungen beenden, indem Sie auf Alle beenden klicken.

Ihr Name wird auf der Benutzerprofilseite des Benutzers, den Sie als Vertreter auswählen, unter Kollegen, die ich vertrete angezeigt. Der Vertreter kann die Vertretung jederzeit in seinem Benutzerprofil beenden.

Wenn ein anderer Benutzer Sie vertritt, sehen Sie nach der Anmeldung im Web Client eine Meldung, die Sie über diese Vertretung informiert. Die Meldung enthält einen Link zu Ihrer Benutzerprofilseite, wo Sie die Vertretung beenden können.

Abbildung 41: Sandra ServiceDesk - Benachrichtigung, dass sie momentan von einem Kollegen vertreten wird

Allgemeine Einstellungen

Der Bereich Allgemeine Einstellungen enthält Einstellungen für Sichtenmerkmale, die Standard-Kundengruppe, den Standard-Prozess und die Dokumenterzeugung mit CM/Doc.

Sichtenmerkmale

Über die Sichtenmerkmale können Sie entscheiden, ob eine oder mehrere Sichten durch bestimmte Kriterien eingeschränkt werden sollen. Das bedeutet, dass die Vorgangsliste in diesen Sichten nur Vorgänge enthält, die die definierten Sichtenmerkmale erfüllen. Weitere Informationen finden Sie in Ändern der Sichtenmerkmale.

Standard-Kundengruppe

Mit der Standard-Kundengruppe wird festgelegt, welcher Kundengruppen-Tab bei der Erstellung oder Auswahl eines Kontakts zu Beginn ausgewählt ist. Sie können die anderen Kundengruppen trotzdem auswählen. Das ist der Hauptunterschied zwischen dem Festlegen der Standard-Kundengruppen und der Auswahl einer Kundengruppe im Kundengruppenfilter, wodurch die anderen Kundengruppen ausgeblendet werden.

Um eine Standard-Kundengruppe festzulegen, wählen Sie die gewünschte Kundengruppe in der Drop-down-Liste Standard-Kundengruppe. Wenn Sie keine Standard-Kundengruppe festlegen möchten, wählen Sie Bitte wählen.

Standard-Prozess

Mit dem Standard-Prozess wird festgelegt, welcher Prozess beim Erstellen eines neuen Vorgangs vorausgewählt ist. Sie benötigen die Berechtigung Vorgang erstellen für mehr als einen Prozess, um einen Standard-Prozess auswählen zu können. Wenn Sie diese Berechtigung nicht für mehrere Prozesse haben, gibt es kein Drop-down-Menü, in dem ein Prozess ausgewählt werden kann. Stattdessen wird der Prozess, für den Sie die Berechtigung Vorgang erstellen haben, in diesem Bereich angezeigt. Sie können den gewünschten Prozess in der Drop-down-Liste Standard-Prozess auswählen. Wenn Sie keinen Standard-Prozess festlegen möchten, wählen Sie Bitte wählen.

Dokumenterzeugung mit CM/Doc

Wenn CM/Doc in Ihrem System aktiviert ist, können Sie CM/Doc in Ihrem Benutzerprofil aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie in diesem Bereich Aktiviert auswählen, wird der Tab Dokument im Bereich für das Vorgangsprotokoll angezeigt. Wenn Sie Deaktiviert auswählen, wird der Tab Dokument ausgeblendet und Sie können CM/Doc nicht verwenden.

Zeitbuchung

Ob der Bereich Zeitbuchung in Ihrem Web Client angezeigt wird, hängt von der individuellen Konfiguration Ihres CM-Systems ab.

Der Bereich Zeitbuchung besteht aus zwei Teilen:

• Zeitbuchung hinzufügen (1)
  Ermöglicht das Hinzufügen von Zeitbuchungen.
• Zeitbuchungsübersicht (2)
  Zeigt Ihre Zeitbuchungen.

  

  Abbildung 42: Zeitbuchungen und Zeitbuchungsübersicht im Benutzerprofil

Über Zeitbuchungen

Mittels der Zeitbuchungs-Funktionalität können Sie Arbeitszeiten erfassen. Reports über diese Arbeitszeiten helfen, Zeiten zu ermitteln, die für bestimmte Aufgaben genutzt wurden, z. B. für ein bestimmtes Projekt.

Es gibt zwei Arten von Zeitbuchungen:

• Manuelle Zeitbuchungen
  Sie können manuelle Zeitbuchungen vornehmen. Derartige Zeitbuchungen erfolgen immer auf Projekte, d. h. für jede Buchung, die Sie vornehmen, müssen Sie ein Projekt auswählen, auf das diese Zeit gebucht werden soll.
  Die Zeiten werden in der Zeitbuchungsübersicht auf der Benutzerprofilseite aufgelistet.

  Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie Zeit auf Projekte buchen können:

  • Ihr CM-Administrator hat das Projekt in Ihrem CM-System erstellt und mindestens einem Prozess zugewiesen.
  • Der Vorgang, auf den Sie Zeit buchen möchten, befindet sich momentan in einem Prozess, dem das Projekt zugewiesen ist.
  
  Es gibt zwei Stellen, an denen Sie eine Zeitbuchung manuell hinzufügen können:
  • Der Bereich Zeitbuchung im Benutzerprofil: Hinzufügen einer Zeitbuchung
  • Der Tab Zeitbuchung im Protokollbereich des Vorgangs: Hinzufügen einer manuellen Zeitbuchung im Vorgang

  Zeitbuchungen im Benutzerprofil und Zeitbuchungen in Vorgängen können unabhängig voneinander von Ihrem CM-Administrator deaktiviert werden. Daher kann es sein, dass Zeitbuchungen an einer oder beiden Stellen in Ihrem Web Client nicht möglich sind.

• Automatische Zeitbuchungen
  Die automatische Zeiterfassung kann vom CM-Administrator in einem CM-System aktiviert werden. Wenn sie aktiviert ist, werden Arbeitszeiten automatisch auf Vorgänge (nicht auf Projekte!) gebucht. Sie müssen selber keine Buchungen vornehmen.
  Die Zeiten werden in der Zeitbuchungsübersicht auf der Benutzerprofilseite aufgelistet.

Hinzufügen einer Zeitbuchung

Um eine neue Zeitbuchung hinzuzufügen, klicken Sie den Button Hinzufügen im Bereich Zeitbuchung. Jetzt müssen Sie den Vorgang auswählen, auf den Sie Zeit buchen möchten. Dies können Sie auf zwei Wegen tun:

• Wählen Sie im Feld Vorgänge-Name oder -Thema einen Vorgang aus. Beginnen Sie mit der Eingabe der Vorgangsnummer oder des Vorgangsthemas und wählen Sie einen der Vorschläge der Autocomplete-Suche aus.

  Es werden nur Vorgänge angezeigt, auf die Sie mit Ihren Berechtigungen Zeit buchen können. Wenn ein Vorgang in einen anderen Prozess verschoben wurde, nachdem Sie ihn bearbeitet haben, und Sie für diesen neuen Prozess keine Berechtigungen haben, wird der Vorgang nicht angezeigt.

  Wenn Sie einen anderen Vorgang auswählen möchten, müssen Sie zuerst auf den Button Neue Vorgang-Suche klicken, um das Feld zu leeren.

• Wählen Sie einen Vorgang aus der Liste Vorgangsauswahl unten. Im Feld Anzeige können Sie entscheiden, welche Vorgänge Sie sehen möchten:
  • Alle Vorgänge
    Vorgänge, an denen Sie gearbeitet haben, und Vorgänge, die Ihnen zugewiesen sind.
  • Bearbeitete Vorgänge
    Vorgänge, an denen Sie in dem Zeitraum gearbeitet haben, der durch das im Kalender ausgewählte Datum und den Zeitraum (Tag, Woche oder Monat, in dem das Datum liegt) definiert wird. In diesem Fall bedeutet "gearbeitet haben", dass Sie eine der folgenden Aktionen für den Vorgang ausgeführt haben: Hinzufügen eines Kommentars, Eingeben oder Ändern von Daten, Ausführen einer Workflow-Aktivität, Hinzufügen einer Zeitbuchung, Hinzufügen oder Entfernen eines zusätzlichen Bearbeiters, Senden einer E-Mail an den Vorgang oder Senden einer E-Mail aus dem Vorgang.
  • Aktuell zugewiesene Vorgänge
    Vorgänge, denen Sie als Bearbeiter oder zusätzlicher Bearbeiter zugewiesen sind.

  Es kann sein, dass in der Vorgangsauswahl Vorgänge angezeigt werden, auf die Sie keine Zeit buchen können, z. B. weil der Vorgang, an dem Sie gearbeitet haben, in einen anderen Prozess verschoben wurde, für den Sie keine Berechtigungen haben. Wenn Sie keine Berechtigungen haben, um Zeit auf den Vorgang zu buchen, wird im Web Client eine Meldung angezeigt und Ihre Zeitbuchung wird nicht gespeichert.

Der Vorgang wird im Feld Vorgänge-Name oder -Thema angezeigt.

Jetzt müssen Sie die Dauer der Zeitbuchung ausfüllen. Dies können Sie auf zwei Wegen tun:

• Geben Sie die Dauer manuell ein:
  Wählen Sie das Datum im Feld Startzeit von und geben Sie die Startzeit (optional) und die Dauer ein.

Dateneingabeformate für das Feld Dauer

Korrekte Dateneingabeformate für das Feld Dauer

• Einfache Zahlen werden automatisch als Minuten interpretiert (z. B. 20 wird als 20 Minuten interpretiert und 120 als 2 Stunden).
• Minuten können auch mit m oder min angegeben werden (z. B. 20 m oder 20 min).
• Stunden werden mit h angegeben (z. B. 2 h).
• Das Format 01:05 (eine Stunde und fünf Minuten) oder 00:25 (25 Minuten) ist ebenfalls möglich.

Ungültige Dateneingabeformate für das Feld Dauer

• Kombinationen aus Stunden und Minuten (z. B. 2 h 25 min ist nicht möglich).
• Dezimalstellen oder Bruchzahlen sind nicht möglich (z. B. 1,5 h oder 1.5 h ist nicht möglich).
• Wählen Sie eine Aktion:
  Wählen Sie eine Aktion im Feld oder (unter dem Feld Startzeit von). In diesem Menü kann zum Beispiel die Zeit seit der Anmeldung (Aktion Anmeldung) oder seit dem letzten Hinzufügen einer Zeitbuchung (Aktion Letzte Buchung) angeboten werden. Die Felder für das Datum, die Zeit und die Dauer werden automatisch mit dem entsprechenden Zeitraum ausgefüllt.

Wenn Sie das Drop-down-Menü für die Aktionsauswahl nicht sehen können, wurde es von Ihrem CM-Administrator deaktiviert. In diesem Fall müssen Sie die Startzeit und Dauer manuell eingeben.

• Jetzt müssen Sie ein Projekt aus der Drop-down-Liste Projekt wählen. Sie können einen Kommentar eingeben (optional).

Es ist nicht möglich, eine schon gespeicherte Zeitbuchung zu ändern oder zu löschen, aber Sie können eine falsche Buchung mit einer Korrekturbuchung korrigieren. Erstellen Sie dazu eine normale Zeitbuchung und geben Sie vor der Dauer der Buchung ein - (Minuszeichen) ein. Die Dauer der Korrekturbuchung wird von der Gesamtdauer der Buchungen an diesem Tag abgezogen.

Über die Zeitbuchungsübersicht

Die Zeitbuchungsübersicht zeigt alle Zeitbuchungen, die Sie in Ihrem Benutzerprofil oder innerhalb von Vorgängen hinzugefügt haben. Sie können den Tag im Kalender und den Zeitraum auswählen (Tag, Woche, Monat). Wenn Sie den Tag anzeigen, sehen Sie die Details jeder Buchung (Zeit, Dauer, Projekt, Vorgang, Kommentar) und die Summe der Buchungen. In der Wochen- und Monatsansicht sehen Sie die Summe der Buchungen der Woche bzw. des Monats, die bzw. der den im Kalender ausgewählten Tag enthält.

Wenn Sie in der Monats- oder Wochenansicht auf ein Datum klicken, wird die Tagesansicht geöffnet, in der Sie alle Details der Buchungen dieses Tages sehen.

Persönliche E-Mail-Adressen

Die E-Mail-Adressen, die Sie manuell im E-Mail-Editor eingegeben haben, d. h. E-Mail-Adressen, die nicht zu Kontakten oder Benutzern gehören, sondern zu anderen Leuten, denen Sie über ConSol CM E-Mails gesendet haben, werden gespeichert. Sie werden in den Vorschlägen angezeigt, wenn Sie die Empfänger einer E-Mail im E-Mail-Editor auswählen, siehe E-Mails.

Sie können nicht mehr benötigte E-Mail-Adressen aus den Vorschlägen entfernen. Klappen Sie dazu den Abschnitt auf und klicken Sie auf das X-Symbol des Eintrags, den Sie entfernen möchten.

Downloads

Der Bereich Downloads enthält die Installationsprogramme für die ConSol CM-Add-ons CM/Doc (siehe auch Dokumentvorlagen (CM/Doc)) und CM/Phone. Sie können das gewünschte Installationsprogramm herunterladen, indem Sie in der Spalte Download auf den Namen des Add-ons klicken. In der Spalte Beschreibung finden Sie eine kurze Beschreibung des Add-ons.

Die Installationsprogramme sind für Windows-Betriebssysteme verfügbar.

Vor der Installation einer neuen CM/Phone-Version müssen Sie die vorherige Version von CM/Phone deinstallieren.

Aktive Sessions

Der Abschnitt Aktive Sessions enthält eine Liste mit allen Ihren aktiven Sessions, einschließlich der aktuellen Session. Normalerweise sollte in der Liste nur eine Session angezeigt werden. Es kann allerdings vorkommen, dass Sie mehrere offene Sessions haben, wenn Sie beispielsweise versehentlich den Browser schließen, während Sie im Web Client arbeiten, oder wenn Sie sich mit mehr als einem Browser im Web Client anmelden. Für jede offene Session wird eine Lizenz verbraucht.

Sie können andere aktive Sessions beenden, indem Sie in der Zeile der entsprechenden Session auf das X-Symbol klicken. Alternativ können Sie alle aktiven Sessions außer der aktuellen Session beenden, indem Sie unter der Tabelle auf den Button Andere Web Client Sessions beenden klicken.