Vorgangsadministration

In der Vorgangsadministration können Sie nach Vorgängen suchen, um sie zu löschen oder zurück an den Startknoten ihrer Prozesse zu bewegen.

Verfügbare Suchkriterien

Es sind folgende Suchkriterien verfügbar:

• ID: Suche nach der Vorgangs-ID. Sie können entscheiden, ob Sie nach einer einzelnen ID, einem ID-Bereich oder einer Liste mit durch Komma getrennten IDs suchen möchten.
• Name: Suche nach dem Vorgangsnamen
• Thema: Suche nach dem Vorgangsbetreff
• Erstellungsdatum: Suche nach dem Erstellungsdatum des Vorgangs
• Abschlussdatum: Suche nach dem Abschlussdatum des Vorgangs
• Änderungsdatum: Suche nach dem letzten Änderungsdatum des Vorgangs
• Zustand: Suche nach offenen oder geschlossenen Vorgängen
• Queue: Suche nach Vorgängen in einer oder mehreren Queues
• Bereich: Suche nach Vorgängen in einem oder mehreren Bereichen. Es sind nur Bereiche der Workflows der ausgewählten Queues verfügbar.
• Freitext (alle Felder, E-Mails und Kommentare): Suche nach einem Begriff der in Datenfeldern, E-Mails oder Kommentaren enthalten ist

Grundlegende Aufgaben

Durchführen einer Suche

Sie können eine Suche durchführen, indem Sie ein oder mehrere Suchkriterien angeben und auf den Button Suche starten klicken. Wenn Sie mehrere Suchkriterien angeben, werden diese mit UND verknüpft, d. h. es werden nur Vorgänge gefunden, die allen angegebenen Kriterien entsprechen. Die Anzahl der Ergebnisse wird durch den Wert des Feldes Maximale Ergebnisse beschränkt. In der Fußzeile der Ergebnistabelle werden die Anzahl der Vorgänge in der Tabelle und die Gesamtanzahl der Vorgänge, die den Suchkriterien entsprechen, angezeigt.

Die Suche in den Feldern Name, Thema und Freitext erfolgt nach ganzen Wörtern. Mithilfe von Wildcards können Sie Teile von Wörtern finden. Wenn Sie beispielsweise Vorgänge finden möchten, die "E-Mail" oder "E-Mails" enthalten, geben Sie "E-Mail*" als Suchkriterium ein.

Sie können auf Suche zurücksetzen klicken, um die Suchkriterien und die Suchergebnisse zu löschen.

Arbeiten mit den Suchergebnissen

Sie können folgende Aktionen mit den Suchergebnissen durchführen:

• Suchergebnisse filtern: Sie können die Tabelle mit den Suchergebnissen nach Queue, Bereich (nach Auswahl einer Queue) und Zustand filtern. Zusätzlich können Sie einen Namen oder einen Betreff in das Suchfeld eingeben.
• Vorgang wiedereröffnen: Nur für geschlossene Vorgänge. Sie können einen geschlossenen Vorgang wiedereröffnen, indem Sie auf das Icon Wiedereröffnen klicken. Der Zustand des Vorgangs wird geändert und er beginnt den Prozess am Startknoten des Workflows seiner aktuellen Queue.
• Vorgang neu starten: Nur für offene Vorgänge. Sie können einen offenen Vorgang neu starten, indem Sie auf das Icon Neu starten klicken. Der Vorgang beginnt den Prozess am Startknoten des Workflows seiner aktuellen Queue neu.
• Vorgang exportieren: Sie können ein Szenario, das einen einzelnen Vorgang enthält, exportieren, indem Sie auf das Icon Exportieren klicken.
• Vorgang löschen: Sie können einen Vorgang löschen, indem Sie auf das Icon Löschen klicken. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie können Vorgänge nur löschen, wenn Sie die Berechtigung Komplettes System administrieren + Zugriff auf alle Entitäten haben.

info

Beim Wiedereröffnen oder Neustarten eines Vorgangs wird nur seine Position im Workflow und ggf. der Zustand geändert. Der Vorgang selbst wird nicht verändert, sodass alle Daten, die in bestimmten Prozessschritten eingegeben wurden, noch verfügbar sind. Das Wiedereröffnen oder Neustarten eines Vorgangs kann dazu führen, dass Workflow-Schritte, die nur einmal erfolgen sollen, erneut durchlaufen werden.