Verwalten von Kontakten

Änderungen an Kontaktdaten sind immer globale Änderungen, d. h. es spielt keine Rolle, wo Sie eine Änderung durchführen, sie wirkt sich immer auf alle Stellen aus, an denen der Kontakt verwendet wird (Kontaktseite und Vorgänge). Dies liegt daran, dass ConSol CM die Kontaktdaten in einer zentralen Kontaktdatenbank speichert.

Zugreifen auf vorhandene Kontakte

Wenn Sie alle Details eines Kontakts sehen möchten, müssen Sie seine Kontaktseite öffnen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Kontaktseite eines vorhandenen Kontakts zu öffnen:

Öffnen einer Kontaktseite aus dem Kontaktbereich eines Vorgangs.
Öffnen einer Kontaktseite über den Link in der Vorgangsliste.
Suchen nach einem Kontakt mit der Schnellsuche oder der Detailsuche.
Öffnen einer Personenseite über den Link im Personenbereich einer Firmenseite.
Öffnen einer Firmenseite über den Link Zur Firma im Kontextmenü der Firma im Kopfbereich einer Personenseite.
Öffnen einer Kontaktseite über eine Relation (z. B. im Bereich für verknüpfte Kontakte einer Ressourcenseite oder im Bereich für verknüpfte Kontakte einer anderen Kontaktseite).

Aktualisieren von Kontakten

Editieren von Kontaktdaten

Sofern Sie die erforderlichen Berechtigungen haben, können Sie Kontaktdaten editieren, indem Sie im Kopfbereich auf den Button Bearbeiten oder im Bereich für Detaildaten auf den Button Bearbeiten klicken.

Abbildung 95: Editieren von Kontaktdaten

(1) Klicken Sie im Kopfbereich des Kontakts auf den Button Bearbeiten.
(2) Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Bereichs für Detaildaten auf den Button Bearbeiten.

Der Hintergrund des Bereichs wird gelb, um anzuzeigen, dass sich der Bereich im Editiermodus befindet. Editieren Sie die Kontaktdaten wie erforderlich (Details zu den unterschiedlichen Datenfeldern finden Sie in Datenfelder). Klicken Sie auf Änderungen speichern, um die neuen Daten zu übernehmen. Der Hintergrund des Bereichs wird wieder grau (Ansichtsmodus).

Sie können die Kontaktdaten auch innerhalb eines Vorgangs, bei dem der Kontakt der Hauptkontakt oder ein Zusatzkontakt ist, editieren (siehe Editieren von Kontaktdaten).

Verknüpfen einer Person mit einer anderen Firma

Wenn eine Person mit der falschen Firma verknüpft ist, können Sie dies auf der Personenseite beheben. Dort können Sie die Firma wechseln, zu der die Person gehört. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Öffnen Sie die Personenseite und klicken Sie im Kontextmenü der verknüpften Firma auf den Link Wechseln.
Geben Sie die gewünschte Firma an:
1. Beginnen Sie mit der Eingabe des Firmennamens und wählen Sie einen der Vorschläge der Autocomplete-Suche.
2. Klicken Sie auf den Link Erstellen, um eine neue Firma zu erstellen (siehe Erstellen eines Kontakts).

Abbildung 96: Wechseln der Firma einer Person

Editieren der Kommentare und Attachments

Im Bereich für Kommentare und Attachments der Kontaktseite können Sie Kommentare und Attachments für den Kontakt hinzufügen. Die entsprechenden Berechtigungen werden unabhängig von den Berechtigungen zum Lesen und Schreiben von Kontaktdaten vergeben. Es ist also möglich, dass Sie diesen Bereich nicht sehen oder editieren können.

Im Bereich für Kommentare und Attachments können Sie Informationen über den Kontakt sammeln, die sich nicht auf einen bestimmten Vorgang beziehen, z. B. den Servicevertrag des Kontakts als Attachment anhängen oder einen Kommentar darüber schreiben, wie der Kontakt am besten erreichbar ist.

Hinzufügen von Attachments

Um ein Attachment hinzuzufügen, klicken Sie in der Kopfzeile des Bereichs auf den Link Attachment. Der Hintergrund des Bereichs wird gelb, um anzuzeigen, dass sich der Bereich im Editiermodus befindet. Wenn sich der Bereich bereits im Editiermodus befindet, können Sie ein Attachment auch hinzufügen, indem Sie auf den Tab Attachment klicken.

Abbildung 97: Hinzufügen eines Attachments

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Attachment hinzuzufügen:

Geben Sie die Dateien an, die hochgeladen werden sollen. Dazu können Sie entweder:
- die Dateien per Drag-and-Drop in das weiße Feld ziehen.
- in das weiße Feld klicken, um ein Dialogfenster mit einem Dateibrowser zu öffnen, und die Dateien dort auswählen.
Die ausgewählten Dateien werden in einer Liste unter dem weißen Feld angezeigt. Optional können Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung hinzufügen. Klicken Sie auf den Link Löschen, um eine Datei aus der Liste zu entfernen.
Klicken Sie auf den Button Hinzufügen, um die Dateien in die Kontaktseite hochzuladen.

Die Attachments werden dann in der Liste der Attachments unten angezeigt (in der Abbildung noch leer).

Die Liste der Attachments enthält folgende Informationen. Sie können die Liste mithilfe der in der Kopfzeile befindlichen Drop-down-Felder und Textfelder filtern:

Dateityp
Zeigt den Dateityp des Attachments an.
Name
Zeigt den Dateinamen des Attachments an. Klicken Sie auf den Dateinamen, um das Attachment herunterzuladen und zu öffnen.
Beschreibung
Zeigt die Beschreibung an, die beim Hinzufügen des Attachments eingegeben wurde, sofern vorhanden.
Datum
Zeigt das Datum an, an dem das Attachment hinzugefügt wurde.
Hinzugefügt von
Zeigt an, wer das Attachment hinzugefügt hat. Das kann entweder ein Benutzer (der die Datei hochgeladen hat) oder ein technischer Benutzer (sofern die Datei automatisch vom System hochgeladen wurde) sein.
Aktion
Enthält Links zu allen verfügbaren Aktionen. Das sind:
- Filter anwenden
  Filtert die Liste entsprechend Ihrer Auswahl in der Kopfzeile.
- Filter zurücksetzen
  Entfernt den Filter, d. h. es werden alle Einträge angezeigt.

Sie können ein Attachment löschen, indem Sie auf das Kreuz an der rechten Seite klicken. Klicken Sie dann im roten Feld auf OK, um das Entfernen des Attachments zu bestätigen. Sie können das Entfernen nach dem Bestätigen nicht mehr rückgängig machen.

Es hängt von der individuellen Konfiguration Ihres CM-Systems ab, welche Dateiformate möglich sind, wie groß die Dateien maximal sein dürfen, und ob die Attachments durchsucht werden können.

Hinzufügen von Kommentaren

Um einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie in der Kopfzeile des Bereichs auf den Link Kommentar. Der Hintergrund des Bereichs wird gelb, um anzuzeigen, dass sich der Bereich im Editiermodus befindet. Wenn sich der Bereich bereits im Editiermodus befindet, können Sie einen Kommentar auch hinzufügen, indem Sie auf den Tab Kommentar klicken. Geben Sie den Kommentar ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Der Kommentar wird dann in der Liste der Kommentare unten angezeigt.

Die Liste der Kommentare enthält folgende Informationen. Sie können die Liste mithilfe der in der Kopfzeile befindlichen Drop-down-Felder und Textfelder filtern:

Datum
Zeigt das Datum an, an dem der Kommentar hinzugefügt wurde.
Hinzugefügt von
Zeigt an, wer den Kommentar hinzugefügt hat. Das kann entweder ein Benutzer (der den Kommentar eingegeben hat) oder ein technischer Benutzer (sofern der Kommentar automatisch vom System erzeugt wurde) sein.
Kommentar
Zeigt den Kommentar an.
Aktion
Enthält Links zu allen verfügbaren Aktionen. Das sind:
- Filter anwenden
  Filtert die Liste entsprechend Ihrer Auswahl in der Kopfzeile.
- Filter zurücksetzen
  Entfernt den Filter, d. h. es werden alle Einträge angezeigt.

Sie können einen Kommentar löschen, indem Sie auf das Kreuz an der rechten Seite klicken. Klicken Sie dann im roten Feld auf OK, um das Entfernen des Kommentars zu bestätigen. Sie können das Entfernen nach dem Bestätigen nicht mehr rückgängig machen.

Drucken einer Kontaktseite

Sie können eine Kontaktseite drucken, indem Sie in der oberen rechten Ecke der Kontaktseite auf den Link Drucken klicken. Es wird ein Pop-up-Fenster geöffnet, in dem Sie den gewünschten Drucker auswählen können.

Ausführen von Kontaktaktivitäten

Kontaktaktivitäten ermöglichen es Ihnen, bestimmte Aktionen für den aktuellen Kontakt durchzuführen. Sie finden sie im Feld Aktivitäten neben der offenen Kontaktseite. Je nachdem, ob eine Aktivität für eine Firma oder eine Person verfügbar ist, wird sie Firmenaktivität (Firmenaktion) oder Personenaktivität (Personenaktion) genannt. Klicken Sie auf die gewünschte Aktivität, um die entsprechende Aktion auszuführen.

Abbildung 98: Firmenaktivitäten

Beispiele für Kontaktaktivitäten sind:

Einen neuen Vorgang für die Person erstellen
Die Website der Firma öffnen
Kontaktdaten aus einer externen Quelle laden

Kontaktaktivitäten können ein Formular haben, das vor dem Fortfahren ausgefüllt werden muss. Weitere Informationen dazu finden Sie in Formulare für Aktivitäten.

Die verfügbaren Kontaktaktivitäten hängen von der Art des Kontakts (Firma oder Person), der Kundengruppe und der individuellen Konfiguration Ihres CM-Systems ab. Sie können Kontaktaktivitäten nur ausführen, wenn Sie die erforderlichen Berechtigungen zum Ausführen von Aktivitäten für diese Kundengruppe haben.

Verwalten der Vorgänge des Kontakts

Erstellen eines Vorgangs für den Kontakt

Die Kontaktseite bietet eine praktische Möglichkeit, einen neuen Vorgang für den Kontakt zu erstellen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie die Kontaktseite.
Klicken Sie im Kopfbereich auf den Button Vorgang erstellen.
Füllen Sie auf der Seite Vorgang erstellen die erforderlichen Daten aus und klicken Sie auf Erstellen.
1. Der aktuelle Kontakt ist bereits als Hauptkontakt des neuen Vorgangs ausgewählt.
2. Sie können nur Prozesse auswählen, denen die Kundengruppe des aktuellen Kontakts zugewiesen ist.

Weitere Informationen über die Erstellung von Vorgängen finden Sie in Erstellen eines Vorgangs.

Die Option Vorgang erstellen ist nicht für Firmen in zweistufigen Kontaktmodellen verfügbar, in denen Vorgänge nur für Personen erstellt werden dürfen.

Übertragen von Daten an einen anderen Kontakt

Sie können die Daten eines Kontakts an einen anderen Kontakt übertragen. Dies kann zum Beispiel erforderlich sein, wenn Sie den Kontakt deaktivieren oder löschen möchten. Es hängt von der Art des Kontakts ab, welche Daten übertragen werden:

Personen: Nur Vorgänge (wenn Sie die Seite durch Klicken auf den Button Löschen aufrufen, werden die Ressourcen ebenfalls übertragen)
Firmen: Vorgänge, Personen und Ressourcen

Gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie die Kontaktseite.
Klicken Sie im Kopfbereich auf den Button Daten übertragen.
Wählen Sie mit der Autocomplete-Suche den Kontakt, der die Vorgänge erhalten soll.
Die Checkbox Nur offene Vorgänge übertragen bestimmt, ob nur offene Vorgänge (Checkbox markiert) oder sowohl offene als auch geschlossene Vorgänge (Checkbox nicht markiert) übertragen werden sollen. Markieren Sie die Checkbox, wenn Sie den Kontakt danach deaktivieren möchten. Lassen Sie die Checkbox leer, wenn Sie den Kontakt löschen möchten, da in diesem Fall alle Vorgänge übertragen werden müssen.
Klicken Sie auf Daten übertragen und weiter. Der neue Kontakt ersetzt den vorherigen Kontakt in den Vorgängen mit dem ausgewählten Status (offen / offen und geschlossen). Dies gilt sowohl für Vorgänge, bei denen der Kontakt der Hauptkontakt ist, als auch für Vorgänge, bei denen er ein Zusatzkontakt ist. Sofern es sich um eine Firma handelt, erhält die neue Firma auch die Personen und Ressourcen der vorherigen Firma. Bei einer zu löschenden Person, werden neben den Vorgängen auch die Ressourcen übertragen.

Abbildung 99: Übertragen von Vorgängen an einen anderen Kontakt

Wenn Sie die Option Daten übertragen verwenden, werden nur die Daten übertragen, für die der aktuelle Benutzer Zugriffsberechtigungen hat. Wenn Sie Daten übertragen, weil Sie einen Kontakt löschen, werden alle Daten des Kontakts übertragen.

Beenden der Verfügbarkeit von Kontakten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Kontakte nicht mehr verfügbar zu machen bzw. Kontaktdaten zu löschen. Die passende Option hängt von Ihrem Anwendungsfall ab:

Option	Anwendungsfall
Deaktivieren	Der Kontakt ist inaktiv. Er hat keine offenen Vorgänge und soll für neue Vorgänge nicht mehr verwendet werden. Trotzdem möchten Sie seine Daten behalten, um ihn später ggf. wieder zu aktivieren.
Löschen (verknüpfte Daten behalten) / Löschen	Sie benötigen den Kontakt nicht mehr. Er hat keine Vorgänge und soll nicht mehr verwendet werden.
Anonymisieren	Die Person hat Sie aufgefordert, alle ihre Daten gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) zu löschen. Sie benötigen die Person aber noch für Reports.
Löschen (mit allen verknüpften Daten)	Die Person hat Sie aufgefordert, alle ihre Daten gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) zu löschen. Sie benötigen die Person nicht mehr für Reports.

Mit Ausnahme vom Deaktivieren eines Kontakts kann keine dieser Aktionen rückgängig gemacht werden.

Deaktivieren eines Kontakts

Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht über die Voraussetzungen und Auswirkungen, wenn Sie einen Kontakt deaktivieren:

	Deaktivieren eines Kontakts
Art des Kontakts	Firma oder Person
Voraussetzungen	Der Kontakt darf nicht Hauptkontakt von offenen Vorgängen sein. Bei Firmen in zweistufigen Kontaktmodellen: Die Personen der Firma dürfen nicht Hauptkontakt von offenen Vorgängen sein.
Rückgängig machen	Kann durch Reaktivieren des Kontakts rückgängig gemacht werden.
Auswirkungen	Die folgenden Aktionen sind nicht mehr möglich: Erstellen von Vorgängen für den Kontakt Zuweisen von Vorgängen zum Kontakt Zuweisen einer deaktivierten Person zu einer anderen Firma Zuweisen von Personen zu einer deaktivierten Firma Suchen nach dem Kontakt mit der Schnellsuche, Autocomplete-Suche oder Detailsuche ohne Option Deaktivierte einschließen Die folgenden Aktionen sind noch möglich: Suchen nach dem Kontakt mit der Detailsuche mit der Option Deaktivierte einschließen Suchen der geschlossenen Vorgänge des Kontakts mit der Schnellsuche, Detailsuche und Autocomplete-Suche durch Eingabe des Kontaktnamens Editieren von Kontaktdaten Reaktivieren des Kontakts Übertragen der geschlossenen Vorgänge des Kontakts Durchführen von Aktivitäten für den Kontakt Löschen des Kontakts

Sie können einen Kontakt auf seiner Kontaktseite deaktivieren. Die Voraussetzungen für das Deaktivieren des Kontakts (siehe Tabelle) müssen erfüllt sein und Sie benötigen die erforderliche Berechtigung.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Öffnen Sie die Kontaktseite des Kontakts.
Klicken Sie im Kopfbereich auf den Button Deaktivieren.
Der Kontakt wird deaktiviert. Wenn Sie eine Firma deaktivieren, werden alle Personen der Firma ebenfalls deaktiviert.

Löschen eines Kontakts mit Löschen (verknüpfte Daten behalten) / Löschen

Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht über die Voraussetzungen und Auswirkungen, wenn Sie einen Kontakt löschen. Die entsprechende Option heißt für Personen Löschen (verknüpfte Daten behalten) und für Firmen Löschen.

	Löschen eines Kontakts (verknüpfte Daten behalten)
Art des Kontakts	Firma oder Person
Voraussetzungen	Der Kontakt darf nicht Hauptkontakt oder Zusatzkontakt von Vorgängen sein (sowohl offene als auch geschlossene Vorgänge).
Rückgängig machen	Kann nicht rückgängig gemacht werden.
Auswirkungen	Es sind keine Aktionen möglich. Weder der Kontakt selbst noch seine Vorgänge können durch Eingabe des Kontaktnamens gefunden werden. Einige Referenzen auf den Kontakt können in Protokolleinträgen anderer Objekte bestehen bleiben, z. B. bei Vorgängen, die an einen anderen Kontakt übertragen wurden, verknüpften Kontakte oder Ressourcen.

Sofern Sie die erforderlichen Berechtigungen haben, können Sie einen Kontakt auf seiner Kontaktseite löschen.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Öffnen Sie die Kontaktseite, d. h. die Firmen- oder Personenseite.
Bei Personen: Klicken Sie im Kopfbereich auf den Button Entfernen und wählen Sie Löschen (verknüpfte Daten behalten).
Bei Firmen: Klicken Sie im Kopfbereich auf den Button Löschen.
Wenn der Kontakt noch (offene oder geschlossene) Vorgänge oder verknüpfte Ressourcen hat, müssen Sie diese an einen anderen Kontakt übertragen (siehe Übertragen von Daten an einen anderen Kontakt). Sofern es sich um eine Firma handelt, müssen die zur Firma gehörenden Personen ebenfalls übertragen werden.
Der Kontakt wird aus dem System entfernt. Es verbleibt ein Hinweis auf die Datenübertragung im Vorgangsprotokoll (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 100: Protokolleintrag nach Datenübertragung

Wir empfehlen, keine Kontakte zu löschen, da dies große Auswirkungen auf die Datenhistorie hat. Sie können die Vorgänge, die dieser Kontakt hatte, nicht mehr finden. Die Einträge über den Kontakt im Vorgangsprotokoll bleiben allerdings bestehen.

Deaktivieren Sie den Kontakt stattdessen!

Anonymisieren einer Person

Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht über die Voraussetzungen und Auswirkungen, wenn Sie eine Person anonymisieren:

	Anonymisieren einer Person
Art des Kontakts	Person
Voraussetzungen	Keine
Rückgängig machen	Kann nicht rückgängig gemacht werden.
Auswirkungen	Alle Felder, die persönliche Daten der Person enthalten, werden gelöscht. Alle Protokolleinträge, Kommentare und Attachments der Person werden gelöscht. Danach wird ein Eintrag, dass die Person anonymisiert wurde, zum Protokoll der Person hinzugefügt. Alle Felder mit persönlichen Daten der Person in Vorgängen, bei denen die Person Hauptkontakt ist, werden gelöscht. Das Protokoll dieser Vorgänge wird gelöscht. Danach wird ein Eintrag, dass die Person anonymisiert wurde, zum Vorgangsprotokoll hinzugefügt. Alle Relationen zu anderen Objekten werden entfernt. Die Person wird in den entsprechenden Protokolleinträgen dieser Objekte anonymisiert. Die Person und ihre Vorgänge können weiter in Reports verwendet werden. Es hängt von der individuellen Konfiguration Ihres CM-Systems ab, welche Personen- und Vorgangsfelder für die Eingabe von persönlichen Daten gekennzeichnet sind.

Sie können eine Person auf ihrer Personenseite anonymisieren, wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie die Personenseite der Person.
Klicken Sie im Kopfbereich auf den Button Entfernen und wählen Sie Anonymisieren.
Die Person wird anonymisiert (siehe Auswirkungen in der obigen Tabelle).

Löschen einer Person mit Löschen (mit allen verknüpften Daten)

Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht über die Voraussetzungen und Auswirkungen, wenn Sie eine Person mit der Option Löschen (mit allen verknüpften Daten) löschen:

	Löschen einer Person (mit allen verknüpften Daten)
Art des Kontakts	Person
Voraussetzungen	Keine
Rückgängig machen	Kann nicht rückgängig gemacht werden.
Auswirkungen	Die Person wird im CM-System komplett gelöscht. Alle Vorgänge der Person werden im CM-System gelöscht. Alle Relationen der Person zu anderen Objekten werden entfernt. Die Person wird in den entsprechenden Protokolleinträgen dieser Objekte anonymisiert. Die Person und ihre Vorgänge können nicht mehr in Reports verwendet werden.

Sie können eine Person auf ihrer Personenseite mit allen verknüpften Daten löschen, wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Öffnen Sie die Personenseite der Person.
Klicken Sie im Kopfbereich auf den Button Entfernen und wählen Sie Löschen (mit allen verknüpften Daten).
Die Person wird gelöscht (siehe Auswirkungen in der obigen Tabelle).

Wiederherstellen der Verfügbarkeit von Kontakten

Sie können einen deaktivierten Kontakt, der kursiv angezeigt wird, wieder verfügbar machen, indem Sie ihn reaktivieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Öffnen Sie die Kontaktseite des Kontakts.
Klicken Sie im Kopfbereich auf den Button Aktivieren.
Der Kontakt wird wieder aktiviert, aber er erhält seine Vorgänge nicht zurück (im Fall, dass vor der Deaktivierung Vorgänge an einen anderen Kontakt übertragen wurden). Wenn der Kontakt eine Firma ist, bleiben seine Personen deaktiviert. Sie müssen einzeln aktiviert werden.