CM/Complaint

ConSol CM/Complaint ist eine umfassende Lösung für Ihre Reklamationsbearbeitung. Sie ermöglicht die strukturierte Bearbeitung von Reklamationen und die Erstellung von 4D- und 8D-Reports. Zudem steht ein schlanker Prozess für die Bearbeitung allgemeiner Anfragen zur Verfügung.

Jede Anfrage oder Beschwerde eines Kunden ist ein Vorgang. Zur Bearbeitung von komplexeren Anfragen können zusätzlich Aufgaben erstellt werden, die an andere Bearbeiter weitergegeben werden können. Die Lösungen können als FAQs in eine Wissensbasis aufgenommen werden. Für Reporting und Auswertungen ist CM/EBIA im Dashboard integriert. Wichtige Informationen können als Neuigkeiten veröffentlicht werden.

Erste Schritte

Anmeldung und integriertes Tutorial

Melden Sie sich an, indem Sie einen Benutzernamen und das zugehörige Passwort eingeben. Auf Demoumgebungen sind folgende Nutzer vorhanden:

• complaintUser: Alle Berechtigungen auf Reklamationen, Anfragen, Aufgaben, Kundendaten und Ressourcen; Lese-Berechtigungen auf FAQs und Neuigkeiten
• complaintSuperuser: Alle Berechtigungen auf Reklamationen, Genehmigungen, Anfragen, Aufgaben, Kundendaten und Ressourcen; Lese-Berechtigungen auf FAQs und Neuigkeiten
• faqNewsUser: Alle Berechtigungen auf FAQs und Neuigkeiten

tipp

Wenn Sie sich mit dem Nutzer complaintUser anmelden, können Sie im unteren Bereich des Bildschirms auf Tutorial starten klicken, um ein kleines Tutorial zur ersten Orientierung anzusehen.

Prozesse und Vorgänge in CM/Complaint

CM/Complaint verfügt über drei Eingangskanäle für die Vorgangserstellung:

• Kundenportal CM/Track: Kontakte können Anfragen über ein Formular im Kundenportal stellen.
• E-Mail: Kontakte können E-Mails an die Support-Adresse schreiben.
• Manuell: Sie als Bearbeiter legen manuell einen Vorgang an, z. B. wenn sich ein Kontakt telefonisch gemeldet hat.

In den CM/Complaint-Prozessen gibt es mehrere Arten von Vorgängen:

• Reklamation: Die initiale Beschwerde des Kunden wird als Reklamation bearbeitet. Dabei werden alle relevanten vier Dimensionen der Reklamation (Zuständigkeit, Problembeschreibung, Sofortmaßnahme und Fehlerursache) erfasst, siehe Reklamationsbearbeitung
• 8D-Report: Bei Abschluss einer Reklamation kann die Kontrolle der Korrekturmaßnahmen gesondert in einem 8D-Report erfolgen, siehe 8D-Reports
• Anfrage: Allgemeine Kundenanfragen, bei denen es sich nicht um Reklamationen handelt, können werden in einem einfacheren Prozess behandelt werden, siehe Anfragenbearbeitung
• Aufgabe: Aufgaben sind Einzelschritte, die zur Bearbeitung von einer Reklamation oder Anfrage durchgeführt werden müssen, siehe Aufgaben
• Neuigkeit: Mit Neuigkeiten werden Kunden und Mitarbeiter über Neuentwicklungen, Produktrückrufe oder sonstige Neuerungen informiert. Externe Neuigkeiten für Kunden werden in CM/Track veröffentlicht. Interne Neuigkeiten für Mitarbeiter werden im Web Client direkt auf der Startseite angezeigt, siehe Neuigkeiten
• FAQ: Frequently Asked Questions zeigen Lösungen für bekannte Probleme und bieten eine Wissensbasis mit Anleitungen. Externe FAQs für Kunden werden in CM/Track veröffentlicht. Interne FAQs für Mitarbeiter sind im Web Client direkt in den Vorgängen, die ähnliche Themen behandeln, verfügbar, siehe FAQs

Jeder Vorgangstyp hat einen eigenen Prozess. Die Vorgänge werden im Laufe des Prozesses erzeugt und miteinander verknüpft, sodass die Beziehungen direkt ersichtlich sind und bei der Bearbeitung berücksichtigt werden können. Dies ermöglicht Automatisierungen und erhöht die Übersichtlichkeit, wie zum Beispiel:

• Der Status der verknüpften Aufgaben wird direkt im Vorgang angezeigt, sodass der Bearbeitungsfortschritt schnell ersichtlich ist.
• Reklamationen und Anfragen können bei Bedarf aufgeteilt und zusammengeführt werden.

Die Prozesse bilden die Grundlage für die Berechtigungen. Sie können für jeden einzelnen Bearbeiter festlegen, auf welchen Prozess er Zugriff haben soll.

Benutzeroberfläche von CM/Complaint

Machen Sie sich als Nächstes mit der Benutzeroberfläche vertraut. Der Aufbau entspricht dem des Standardproduktes ConSol CM, für das Ihnen eine umfangreiche Dokumentation zur Verfügung steht:

• Aufbau der Seite mit Hauptbereich in der Mitte, Vorgangsliste links und Aktivitäten rechts, siehe Elemente einer Seite
• Struktur eines Vorgangs mit verschiedenen Bereichen, die unterschiedliche Daten enthalten und Aktionen ermöglichen, siehe Objektbereiche.

So geht es weiter

Unter Kommunikation in Vorgängen finden Sie eine detaillierte Beschreibung der verschiedenen Möglichkeiten, mit Kontakten und Kollegen zu kommunizieren. Die verschiedenen Aktionen zur Bearbeitung von Vorgängen gelten unabhängig von der Art des Vorgangs. Die prozessspezifische Handlungsschritte sind unter Prozesse zur Reklamationsbearbeitung und Allgemeine Prozesse beschrieben.

Das Kundenportal, über das die Kunden Anfragen stellen und ihre Tickets einsehen können, ist in CM/Track beschrieben.

Neben den Vorgängen verfügt CM/Complaint über eine Datenbank mit sogenannten Ressourcen. Klicken Sie in der Menüleiste auf den Link Ressourcenpool, um diese zu verwalten, siehe Ressourcen. Der Standard umfasst ein generisches Datenmodell für Produkte und Assets. Die Ressourcen können mit den dazugehörigen Vorgängen und Kontakten verknüpft werden. Die Datenmodelle können bei Bedarf angepasst bzw. erweitert werden.

Die Standardprozesse und Datenmodelle können bei Bedarf angepasst bzw. erweitert werden. Zusätzlich ist es möglich, neue Prozesse zu definieren.