Kontaktaktionen

Kontaktaktionen ermöglichen die Ausführung von Skripten für Kontakte. Zusätzlich kann im Rahmen einer Kontaktaktion ein Formular auf der Kontaktseite oder über der Detailsuche angezeigt werden. Kontaktaktionen werden Personen oder Firmen von Kundengruppen zugewiesen.

Kontaktaktionen können entweder automatisch ausgeführt werden, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, oder manuell durch einen Benutzer im Web Client.

Es sind folgende Aktionstypen verfügbar:

• Automatische Aktionen: Aktion wird automatisch ausgeführt, wenn ein Kontakt erstellt, geändert oder gelöscht wird, oder wenn eine Kontaktrelation erstellt oder gelöscht wird.
• Manuelle Aktionen: Aktion, die für die manuelle Ausführung auf der Kontaktsuche oder in der Detailsuche verfügbar ist. Sie wird im Feld Aktivitäten in der oberen rechten Ecke des Web Clients angezeigt. Manuelle Aktionen auf der Kontaktseite gelten nur für den aktuellen Kontakt. Suche-Aktionen gelten für die ausgewählten Ergebnisse des geöffneten Tabs mit Ergebnissen der Detailsuche.

Manuelle Aktionen können ein Formular umfassen, das oben auf der Seite angezeigt wird und ausgefüllt werden muss, um die Aktion durchzuführen.

Die Verfügbarkeit der Aktion kann mittels Skript bestimmt werden. Wenn das Bedingungsskript true zurückgibt, werden automatische Aktionen ausgeführt und manuelle Aktionen im Web Client angezeigt.

Benutzer brauchen die Berechtigung Aktivitäten ausführen für die Kundengruppe, um manuelle und Suche-Aktionen ausführen zu können.

Beispiele für Kontaktaktionen sind Aktionen zum Aktualisieren von Kontaktdaten aus einem externen System oder zum Erstellen eines Vorgangs auf Basis bestimmter Parameter, die im Aktionsformular eingegeben werden.

Einstellungen für Kontaktaktionen

Folgende Einstellungen sind im Tab Basisdaten für Kontaktaktionen verfügbar.

• Interner Name: Pflichtangabe. Der technische Name der Kontaktaktion.
• Typ: Pflichtangabe. Die Verwendung der Kontaktaktion. Mögliche Werte sind:
• Aktion beim Erstellen: Automatische Ausführung, wenn ein Kontakt erstellt wird.
• Aktion beim Aktualisieren: Automatische Ausführung, wenn ein Kontakt aktualisiert wird, d.h. Daten geändert werden oder Kommentare oder Attachments hinzugefügt oder entfernt werden.
  • Aktion bei Löschen: Automatische Ausführung, wenn ein Kontakt gelöscht wird.
  • Aktion beim Setzen von Relationen: Automatische Ausführung, wenn eine Relation zum Kontakt erstellt oder gelöscht wird.
  • Manuelle Aktion: Manuelle Ausführung auf der Kontaktseite des Web Client.
  • Suche-Aktion: Manuelle Ausführung für Ergebnisse der Detailsuche im Web Client. Die Kontaktaktion ist verfügbar, wenn der Tab der Person oder Firma aus der Kundengruppe, der die Aktion zugewiesen ist, ausgewählt ist.
• Bedingungsskript: Optional. Das Skript des Typs Kontaktbedingung oder Suche-Bedingung für Kontakte, das ausgeführt wird, um zu bestimmen, ob die Aktion ausgeführt wird oder nicht. Bei automatischen Aktionen wird das Aktionsskript nur ausgeführt, wenn das Bedingungsskript true zurückgibt. Manuelle und Suche-Aktionen werden nur angezeigt, wenn das Bedingungsskript true zurückgibt.
• Aktionsskript: Pflichtangabe außer für Aktionen mit Formular. Das Skript des Typs Kontaktaktion oder Suche-Aktion für Kontakte, das ausgeführt wird.
• Verwendung in Kundengruppen: Schreibgeschützt. Zeigt die Kundengruppen an, denen die Aktion zugewiesen ist.
• Lokalisierter Name: Pflichtangabe. Der lokalisierte Name der Kontaktaktion. Im Web Client für manuelle und Suche-Aktionen angezeigt.
• Lokalisierte Beschreibung: Optional. Die lokalisierte Beschreibung der Kontaktaktion. Im Web Client als Tooltip für manuelle und Suche-Aktionen angezeigt.

Einstellungen für Aktionsformulare

Für manuelle und Suche-Aktionen ist der Tab Formular verfügbar. Er ermöglicht die Auswahl eines Formulars, das beim Ausführen der Aktion angezeigt wird (optional). Es sind folgende Einstellungen verfügbar:

• Aktionsformular: Optional. Das Aktionsformular, das angezeigt wird, wenn der Benutzer auf die Aktion klickt. Das Aktionsskript wird nach dem Speichern des Formulars ausgeführt.
• Bedingungsskript für Formular: Optional. Skript des Typs Bedingung für Aktionsformular, das bestimmt, ob das Formular angezeigt wird.
• Vorbelegungsskript für Formular: Optional. Skript des Typs Vorbelegung für Aktionsformular, das Formularfelder mit bestimmten Werten vorbefüllt.
• Pflichtfelder: Optional. Wählen Sie die Felder, die im Formular Pflichtfelder sein sollen.

Grundlegende Aufgaben

Verwenden von Kontaktaktionen

Führen Sie folgende Schritte aus, um eine Kontaktaktion zu verwenden:

1. Erstellen Sie ein Skript des Typs Kontaktaktion oder Suche-Aktion für Kontakte, siehe Aktionsskripte. Dies kann entweder auf der Seite Skripte erfolgen, oder indem Sie den gewünschten Namen in das Auswahlfeld Aktionsskript eintragen und die Option zum Erstellen wählen.
2. Erstellen Sie bei Bedarf ein Skript des Typs Kontaktbedingung oder Suche-Bedingung für Kontakte, siehe Aktionsskripte. Dies kann entweder auf der Seite Skripte erfolgen, oder indem Sie den gewünschten Namen in das Auswahlfeld Bedingungsskript eintragen und die Option zum Erstellen wählen.
3. Erstellen Sie auf der Seite Kontaktaktionen eine Kontaktaktion.
4. Weisen Sie die Kontaktaktion auf der Seite Kundengruppen einer Kundengruppe zu, siehe Kundengruppen.

Verwalten von Kontaktaktionen

Kontaktaktionen werden auf der Seite Kontaktaktionen der Web Admin Suite verwaltet. Es sind folgende Aktionen verfügbar:

• Neue Kontaktaktion erstellen: Klicken Sie über der Liste der Kontaktaktionen auf den Button Neue Aktion oder duplizieren Sie eine vorhandene Kontaktaktion, indem Sie auf das Icon Duplizieren der Aktion klicken. Geben Sie die erforderlichen Einstellungen im Tab Basisdaten (siehe Einstellungen für Kontaktaktionen) ein und definieren Sie bei Bedarf im Tab Formular ein Aktionsformular (nur manuelle und Suche-Aktionen, siehe Einstellungen für Aktionsformulare).
• Kontaktaktion bearbeiten: Klicken Sie auf das Icon Bearbeiten oder auf die Zeile der Aktion, um die gewünschten Daten in den Tabs Basisdaten (siehe Einstellungen für Kontaktaktionen) und Formular (Einstellungen für Aktionsformulare) zu aktualisieren.
• Kontaktaktion deaktivieren: Sie können Kontaktaktionen deaktivieren, indem Sie auf das Icon Deaktivieren klicken. Wenn Sie eine Kontaktaktion deaktivieren, können Sie sie keinen Kundengruppen mehr zuweisen. Wenn die Aktion bereits Kundengruppen zugewiesen ist, wird sie ignoriert, d. h. eine automatische Aktion wird nicht ausgeführt und eine manuelle oder Suche-Aktion wird nicht im Web Client angezeigt.
• Kontaktaktion aktivieren: Sie können deaktivierte Kontaktaktionen aktivieren, indem Sie auf das Icon Aktivieren klicken.
• Kontaktaktion löschen: Sie können eine Kontaktaktion, die keiner Kundengruppe zugewiesen ist, löschen, indem Sie auf das Icon Löschen klicken.

Erweiterte Aufgaben

Arbeiten mit Skripten für Kontaktaktionen

Für Kontaktaktionen sind folgende Skripte relevant:

• Kontaktaktion: Hauptskript, das beim Ausführen einer manuellen oder automatischen Aktion ausgeführt wird.
• Suche-Aktion für Kontakte: Hauptskript, das beim Ausführen einer Suche-Aktion ausgeführt wird.
• Kontaktbedingung: Skript, das bestimmt, ob eine manuelle Aktion im Web Client angezeigt wird, oder eine automatische Aktion ausgeführt wird. Muss true oder false zurückgeben.
• Suche-Bedingung für Kontakte: Skript, das bestimmt, ob eine Suche-Aktion im Web Client angezeigt wird. Muss true oder false zurückgeben.
• Bedingung für Aktionsformular: Skript, das bestimmt, ob ein Aktionsformular für eine manuelle oder Suche-Aktion angezeigt wird. Muss true oder false zurückgeben.
• Vorbelegung für Aktionsformular: Skript, das das Aktionsformular mit bestimmten Werten vorbelegt.

Details über die Programmierung von Aktionsskripten finden Sie in Aktionsskripte.