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Benutzer

Einführung in Benutzer in ConSol CM​

Für den Zugriff auf die Komponenten von ConSol CM sind Benutzerkonten erforderlich. Sie enthalten die Benutzerdaten, zugewiesenen Rollen und festgelegten Sichtenmerkmale. Profile für den Zugang zu CM/Track werden ebenfalls als Benutzer verwaltet, haben allerdings keine Sichtenmerkmale und weniger Daten. Die Zugriffsberechtigungen werden über die Rollen vergeben. Rollen umfassen auch Sichten für die Vorgangsliste im Web Client. Benutzerdaten können in Textvorlagen verwendet werden.

Bei der ersten Einrichtung von ConSol CM wird ein Administratorkonto erstellt. Mit diesem Konto können Sie auf die Web Admin Suite zugreifen und weitere Benutzerkonten einrichten. Vor der Erstellung der Benutzerkonten müssen Sie die Authentifizierungsmethode definieren, siehe Festlegen der Quelle der Anmeldeinformationen für Benutzer.

Verfügbare Einstellungen für Benutzer​

Es gibt zwei Arten von Benutzern, reguläre Benutzer und CM/Track-Profile. In der Web Admin Suite hängen die verfügbaren Datenfelder von der Art des Benutzers ab.

Reguläre Benutzer vs. CM/Track-Profile​

Bei der Erstellung eines neuen Benutzers entscheiden Sie, ob Sie einen regulären Benutzer oder ein CM/Track-Profil erstellen möchten.

  • Regulärer Benutzer: Benutzerkonto für eine Person, die mit dem Web Client oder der Web Admin Suite arbeitet. Die Berechtigungen für das Benutzerkonto werden durch die Zuweisung von Rollen definiert. Benutzerkonten enthalten mindestens das Login, die E-Mail-Adresse und, sofern Datenbankauthentifizierung eingesetzt wird, das Passwort.

  • CM/Track-Profil: Benutzerprofil für Kontakte, die mit CM/Track arbeiten. Die Berechtigungen für das Benutzerprofil werden durch die Zuweisung von Rollen definiert. Die zugehörigen Benutzerkonten werden im Web Client erstellt. Dazu werden die Anmeldedaten und das CM/Track-Profil angegeben. Benutzerprofile enthalten mindestens das Login, die E-Mail-Adresse und, sofern Datenbankauthentifizierung eingesetzt wird, das Passwort. Die in der Web Admin Suite festgelegte E-Mail-Adresse und das Passwort werden nicht benutzt. Sie dienen lediglich als Platzhalter für die Anmeldeinformationen, die für jeden Kontakt im Web Client eingegeben werden. Detaillierte Informationen über die Konfiguration von CM/Track finden Sie in TODO.

    info

    CM/Track-Profile sind durch ein kleines T-Symbol neben dem Anmeldenamen in der Spalte Login gekennzeichnet.

Sie müssen die Art des Benutzers bei der Erstellung eines neuen Benutzers auswählen. Siehe TODO.

Felder​

Felder für Benutzer und CM/Track-Profile​

Die folgenden Felder sind sowohl für Benutzer als auch für CM/Track-Profile im Tab Benutzerdaten und Rollen verfügbar:

  • Login: Pflichtfeld. Dieses Feld enthält den Benutzernamen, der auf der Anmeldeseite im Web Client eingegeben werden muss. Für CM/Track-Profile ist es der Name des Profils, das auf der Kontaktseite im Web Client ausgewählt werden kann.

  • E-Mail: Pflichtfeld. Die E-Mail-Adresse des Benutzers. Sie können nur eine E-Mail-Adresse eingeben. Es ist nicht möglich, für einen Benutzer mehrere E-Mail-Adressen anzugeben.

  • Passwort: Das Passwort des Benutzers. Statt dem eingegeben Passwort werden Sternchen angezeigt. Details zu den unterstützten Zeichen finden Sie in TODO. Sie können ein Password löschen, indem Sie in der Kopfzeile des Detailbereichs auf das Icon Passwort löschen klicken.

    Authentifizierungsmethode

    Das Feld Passwort wird nur angezeigt, wenn Datenbankauthentifizierung konfiguriert ist (siehe Festlegen der Quelle der Anmeldeinformationen für Benutzer). Bei ausschließlicher Datenbankauthentifizierung ist es ein Pflichtfeld. Bei einer Kombination aus Datenbank und LDAP-Authentifizierung ist es optional. Für CM/Track-Profile kann das Passwortfeld angezeigt werden, obwohl es keinen Zweck erfüllt.

  • Beschreibung: Optional. Eine zusätzliche Beschreibung für das Benutzerkonto. Dieses Feld wird normalerweise im Web Client nicht angezeigt.

  • Rollen: Optional. Die zugewiesenen Rollen eines Benutzers oder CM/Track-Profils werden unter dem Feld Rollen zur Zuordnung auswählen angezeigt. Rollen sind erforderlich, um Aktionen in ConSol CM durchführen zu können. Ohne Rollen können sich die Benutzer zwar im Web Client oder CM/Track anmelden, aber sie haben keine Berechtigungen im System. Das bedeutet, dass sie keinen Zugriff auf Objekte haben, d. h. sie können keine Vorgänge, Kunden oder Ressourcen sehen. Details zu Rollen und Berechtigungen finden Sie in Rollen.

  • Hauptrolle: Optional. Im Feld Hauptrolle wählen unter den zugewiesenen Rollen können Sie die Hauptrolle für den Benutzer auswählen. Die Sichten dieser Rolle werden für diesen Benutzer im Web Client oben in der Liste der Sichten angezeigt.

Felder für Benutzer​

Die folgenden Felder sind nur für Benutzer im Tab Benutzerdaten und Rollen verfügbar:

  • Vorname: Optional. Der Vorname des Benutzers. Dieses Feld ist optional, wird aber normalerweise im Web Client angezeigt.

  • Nachname: Optional. Der Nachname des Benutzers. Dieses Feld ist optional, wird aber normalerweise im Web Client angezeigt.

  • Telefon: Optional. Die Telefonnummer des Benutzers. Dieses Feld wird normalerweise nicht im Web Client angezeigt.

  • Mobiltelefon: Optional. Die Mobilnummer des Benutzers. Dieses Feld wird normalerweise nicht im Web Client angezeigt.

  • Fax: Optional. Die Faxnummer des Benutzers. Dieses Feld wird normalerweise nicht im Web Client angezeigt.

  • Abteilung: Optional. Die Abteilung, in der der Benutzer arbeitet. Dieses Feld wird normalerweise nicht im Web Client angezeigt.

  • Firma: Optional. Die Firma des Benutzers. Dieses Feld wird normalerweise nicht im Web Client angezeigt.

  • Position: Optional. Die Position des Benutzers in der Firma. Dieses Feld wird normalerweise nicht im Web Client angezeigt.

  • LDAP ID: Optional. Nur relevant, wenn LDAP zur Authentifizierung verwendet wird. Die LDAP-Benutzer-ID. Hier muss kein Passwort angegeben werden.

    info

    Wenn Sie hier keine LDAP-ID eingeben, wird das Login als Authentifizierungsparameter für den LDAP-Server verwendet.

Textvorlagen

Alle Felder eines Benutzers können in Textvorlagen verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in Verwenden von Benutzerdaten in Vorlagen.

Sichtenfilter​

Der Tab Sichtenfilter im Editierbereich zeigt die ausgewählten Werte für die benutzerspezifischen Filtermerkmale der Sichten, die den Rollen des Benutzers zugewiesen sind, siehe Definieren von benutzerspezifischen Sichtenfiltern.

Grundlegende Aufgaben​

In der Web Admin Suite werden die Benutzer im Menüelement Zugriff & Rollen, Unterelement Benutzer verwaltet. Dieser Abschnitt enthält eine Beschreibung der häufigsten Aufgaben im Zusammenhang mit Benutzern.

Suchen nach Benutzern​

Die Liste der Benutzer wird direkt nach dem Öffnen der Seite Benutzer der Web Admin Suite angezeigt. Sie können die Liste filtern, um Benutzer einfacher zu finden:

  • Textsuche: Führen Sie eine Freitextsuche durch, indem Sie einen Text in das Feld Suchen eingeben, um nach Name, Login oder E-Mail-Adresse zu filtern.
  • Rolle: Wählen Sie die Rolle in der Drop-down-Liste Alle Rollen, um sich nur die Benutzer anzeigen zu lassen, denen eine bestimmte Rolle zugewiesen ist.
  • Benutzerstatus: Wählen Sie Aktive oder Deaktivierte aus der Drop-down-Liste Alle Benutzer, um sich nur aktivierte oder deaktivierte Benutzer anzeigen zu lassen.
  • Art des Benutzers: Wählen Sie Benutzerprofile oder Portal-Profile aus der Drop-down-Liste Alle Profile aus, um sich nur reguläre Benutzer oder CM/Track-Profile anzeigen zu lassen.

Verwalten von Benutzern​

Sie können für Benutzer folgende Aktionen ausführen:

  • Neuen Benutzer erstellen: Klicken Sie über der Benutzerliste auf den Button Neuer Benutzer. Wählen Sie den Tab Benutzerprofil, um einen regulären Benutzer zu erstellen, oder den Tab Portal-Profil, um ein CM/Track-Profil zu erstellen. Der Text des Buttons zum Speichern ändert sich entsprechend.

    Benutzer kopieren

    Wenn der neue Benutzer einem vorhandenen ähnelt, zum Beispiel weil beide die gleichen Rollen haben, können Sie die Seite Neuer Benutzer mit den Daten eines vorhandenen Benutzers vorbefüllen, indem Sie in der Zeile dieses Benutzers auf das Icon Duplizieren klicken.

  • Benutzer bearbeiten: Klicken Sie auf das Icon Bearbeiten oder die Zeile des Benutzers und aktualisieren Sie die gewünschten Daten im Bearbeitungsbereich auf der rechten Seite.

  • Rollen an Benutzer zuweisen: Dies kann beim Erstellen eines neuen Benutzers oder beim Bearbeiten eines vorhandenen Benutzers erfolgen. Wählen Sie die gewünschten Rollen in der Drop-down-Liste Rollen zur Zuordnung auswählen. Die zugewiesenen Rollen werden unten angezeigt. Im Feld Hauptrolle wählen können Sie eine der zugewiesenen Rollen zur Hauptrolle machen. Sie können eine Rolle entfernen, indem Sie neben dem Namen der Rolle auf das X klicken.

    Rollen mehreren Benutzern zuweisen

    Wenn Sie Rollen mehreren Benutzern gleichzeitig zuweisen möchten, klicken Sie auf den Button Rollen zuweisen. Damit wird ein Pop-up-Fenster geöffnet, in dem Sie auf der linken Seite mehrere Benutzer und auf der rechten Seite die gewünschten Rollen auswählen können. Die ausgewählten Rollen werden den Benutzern in einem Vorgang zugewiesen. Sie können die Hauptrolle für mehrere Benutzer gleichzeitig festlegen, indem Sie die Benutzer in der Tabelle auswählen, in der Aktionsleiste auf das Icon Hauptrolle zuweisen klicken, und eine der Rollen auswählen, die allen ausgewählten Benutzern zugewiesen ist.

  • Benutzer deaktivieren: Sie können Benutzer, die für einen bestimmten Zeitraum keinen Zugang zum System haben sollen, deaktivieren. Die Benutzer können sich nicht mehr anmelden und andere Benutzer können ihnen keine Vorgänge mehr zuweisen. Auf die Vorgänge, die diesen Benutzern zugewiesen sind, hat die Deaktivierung aber keine Auswirkungen. Sie können einen Benutzer deaktivieren, indem Sie in der Zeile des Benutzers auf das Icon Deaktivieren klicken. Deaktivierte Benutzer werden in grauer Kursivschrift angezeigt.

    Vorgangszuweisung

    Wenn Sie einen Benutzer deaktivieren möchten, der als Hauptbenutzer offenen oder geschlossenen Vorgängen zugewiesen ist oder der einen anderen Benutzer vertritt, wird eine Warnmeldung angezeigt. Alle Vertretungen werden nach dem Bestätigen der Warnmeldung gelöscht.

  • Benutzer aktivieren: Sie können Benutzer, die deaktiviert wurden, jederzeit aktivieren, indem Sie auf das Icon Aktivieren klicken.

  • Benutzer löschen: Sie können Benutzer, die das System nicht mehr verwenden, löschen, indem Sie auf das Icon Löschen klicken. Wenn der Benutzer noch offene oder geschlossene Vorgänge hat, müssen Sie die Vorgänge an einen anderen Benutzer übertragen.

    Historieneinträge

    Der Name eines gelöschten Benutzers wird weiterhin in allen Protokolleinträgen dieses Benutzers angezeigt. Dies gilt für Vorgangs-, Kunden- und Ressourcenseiten.

  • Berechtigungen anzeigen: Klicken Sie auf das Icon Berechtigungen anzeigen im Detailfenster oder in der Zeile eines Benutzers, um ein Popup-Fenster mit der Zusammenfassung der Berechtigungen anzuzeigen. Es zeigt die aggregierten Berechtigungen, die der Benutzer über alle zugewiesenen Rollen erhält.

Erweiterte Aufgaben​

Die erweiterten Aufgaben hängen mit Benutzern zusammen, erfordern aber zusätzliche Konfiguration von Elementen außerhalb der Benutzerverwaltung.

Festlegen der Authentifizierungsmethode​

Die Authentifizierungsmethode wird normalerweise bei der ersten Einrichtung des ConSol CM-Systems festgelegt. Sie gilt für alle Benutzer.

Es gibt in ConSol CM drei Authentifizierungsmethoden:

  • Datenbankauthentifizierung: Die Benutzer melden sich mit dem Login und Passwort an, das in der Web Admin Suite festgelegt wurde. Über den Web Client können sie das Passwort ändern. Bei der Verwendung von Datenbankauthentifizierung kann eine Passwort-Richtlinie konfiguriert werden (siehe Authentifizierung. Sie müssen für alle Benutzer die Felder Passwort ausfüllen. Statt dem eingegebenen Passwort werden Sternchen angezeigt.
  • LDAP-Authentifizierung: Die Benutzer melden sich mit dem Login, das in der Web Admin Suite festgelegt wurde, und ihrem LDAP-Passwort an. Wenn in der Web Admin Suite eine LDAP-ID angegeben ist, wird diese ID am LDAP-Server verwendet. Andernfalls wird das Login verwendet. Sie müssen für alle Benutzer das Feld LDAP ID ausfüllen.
  • SSO-Authentifizierung: Die Benutzer melden sich mit ihren Windows-Anmeldeinformationen an. Es sind keine weiteren Einstellungen auf der Seite Benutzer erforderlich.

Verwenden von Benutzerdaten in Vorlagen​

Benutzerdaten können in Textvorlagen verwendet werden. Das ist zum Beispiel für E-Mail-Signaturen, die normalerweise die Kontaktdaten des Absenders enthalten, praktisch. Wenn diese Daten Teil der Signaturvorlage sind, müssen die Benutzer sie nicht manuell eingeben. Detaillierte Informationen über Textvorlagen finden Sie in TODO.

Alle in TODO beschriebenen Daten stehen für Textvorlagen zur Verfügung. Die meisten Felder sind optional und können daher bei einigen der Benutzer leer sein. Wenn Sie die Verwendung von optionalen Datenfeldern in Vorlagen planen, denken Sie daran, diese auszufüllen.

Definieren des Anzeigenamens von Benutzern​

Die Darstellung des Namens der Benutzer im Web Client wird in einem Template festgelegt. Normalerweise wird der Vorname und der Nachname des Benutzers angezeigt. Alternativ wird das Login angezeigt, wenn der Vor- und/oder Nachname nicht angegeben wurde. Weitere Informationen finden Sie in TODO.

Definieren von benutzerspezifischen Sichtenfiltern​

Benutzerspezifische Sichtenfilter dienen dazu, den Benutzern die Möglichkeit zu geben, eine Sicht im Web Client anzupassen. Sie können nur dann benutzerspezifische Sichtenfilter festlegen, wenn der Benutzer mindestens eine Rolle mit einer Sicht hat, für die ein benutzerspezifisches Filtermerkmal definiert ist. Eine detaillierte Beschreibung dazu finden Sie in Sichten.

In einer Sicht mit einem benutzerspezifischen Filtermerkmal werden nur die Vorgänge angezeigt, die dieses Merkmal erfüllen. Wenn ein Benutzer in seinem Benutzerprofil keine Merkmale ausgewählt hat oder wenn der Administrator die Auswahl in der Web Admin Suite entfernt hat, ist die Sicht des Benutzers leer.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um benutzerspezifische Filtermerkmale für einen Benutzer zu setzen:

  1. Klicken Sie auf den Button Bearbeiten, um den Editierbereich auf der rechten Seite zu öffnen.
  2. Wählen Sie den Tab Sichtenfilter aus.
  3. Markieren Sie die Checkboxen der Werte, die für die Sicht verwendet werden sollen.

Beispiel:

Die Sicht hat das benutzerspezifische Filtermerkmal priority. Die Liste enthält die Werte nicht gesetzt, niedrig, normal und hoch. Wenn Sie die Werte normal und hoch auswählen, sieht der Benutzer nur Vorgänge mit normaler und hoher Priorität in der Vorgangsliste. Wenn Sie keine Werte auswählen, sieht der Benutzer in dieser Sicht keine Vorgänge.